Работата и писането с Word (или еквивалентни програми като LibreOffice Writer или Google Docs) означава справяне с всички проблеми и трудности при форматирането на текст. Писането на документ на компютъра е лесно, но форматирането на текста или промяната на начина му на представяне, параграфирането, разчупването на страници, полетата и т.н. може да стане смущаващо, ако не знаете основите.
всеки ще има проблем да вижда празни страници в средата на документ, да не може да раздели главите, да види, че отпечатването е различно от това, което виждате на екрана.
Можете да подобрите много при изготвянето на документи с Microsoft Word и да ограничите грешките колкото е възможно повече и без да полудявате да научите как работи форматирането на текст в Word и какви инструменти са достъпни за неговото управление .
Инструкциите в тази статия са базирани на Word 2010, но трябва да работят както с предишни, така и с по-късни версии на Word, освен ако не е отбелязано друго.
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: Използвайте Microsoft Word професионално и бързо с 5 полезни функции
1) Трите нива на форматиране в Microsoft Word
Първият трик за форматиране на документ в Word е да разберете как Word тълкува форматирането на текст.
Човешкият ум смята, че документ е съставен от думи, които формират изречения, изречения, които образуват абзаци, параграфи, които съставят страници и т.н.
За Word обаче всеки документ е съставен от три основни нива:
- Раздели : Всеки Word документ има един или повече раздела.
- Параграфи : Всеки раздел има един или повече параграфи.
- Герои : Всеки параграф има един или повече знака.
Word прави възможно да се приложи форматиране към цял документ или конкретни страници на документ, но в действителност всяко правило винаги се прилага към едно от тези три нива, а не следователно към целия документ.
2) Вижте скритите знаци
За да научите как да форматирате текст в Microsoft Word и да работите със стилове, винаги трябва да поддържате видими скрити символи, поне докато не станете толкова добри, че да ги "видите", дори и да не са видими за окото.
На главната лента с инструменти щракнете върху бутона със символа ¶, за да видите непечатващите се и скрити символи, които са символите на структурата на документа.
Сега листът ще изглежда размазан с точки от страни и ¶ в края на всеки ред, завършващ с точка.
В Word всеки бутон, който натиснете на клавиатурата, е символ, но се виждат само букви, цифри и препинателни знаци.
С опцията за показване на скрити знаци, опитайте да натиснете Enter, Tab и лента за интервал, за да разберете, че те също се интерпретират като знаци, а не за печат.
Когато копирате и поставите в текст, тези знаци също се копират.
Може да е малко грозно да видите всички онези странни знаци около текста, но трябва да свикнете, за да проверите форматирането.
С повторно натискане на клавиша it винаги е възможно деактивирането на скритите символи.
Можете да контролирате точно кои знаци да видите и скриете, като отидете на Файл -> Опции -> Дисплей .
Единственото нещо, което не виждате, са прекъсванията на секциите в документа, видими само при преминаване към изглед на чернова (меню View -> Structure ).
3) Проверете секциите
Секциите контролират целия поток на документа.
Всички документи на Microsoft Word започват с един раздел, който се променя, когато се добавят следните промени:
- Въведено е ръчно прекъсване на секцията.
Можете да създадете нова секция ръчно, като поставите прекъсване на секцията (в Оформление на менюто на Word -> Прекъсвания )
Има два типа прекъсвания на секции, едната, която разбива текста на страницата, другата, която продължава да пише на същата страница, където е вмъкната почивката.
В Word има и странни и четни пробиви на страници.
- Променя се форматирането на конкретни страници.
Не забравяйте, че Word не вижда страници, а само секции.
Когато промените форматирането на определена страница или диапазон от страници, Word създава нов раздел за тях, като автоматично вмъква прекъсване на секцията отгоре и отдолу.
Всички промени във форматирането на ниво страница се прилагат към целия раздел.
Разделите наистина могат да ви подлудят, ако всъщност не разбирате как да ги управлявате и какви са те, особено защото трябва да използвате Design view, за да ги управлявате.
Типична грешка на начинаещия е да премине към писане на следваща страница, без да прекъсва страницата, натискайки Enter няколко пъти.
4) Използвайте параграфи
Параграфът е може би най-важният елемент от документ на Microsoft Word.
Успехът във форматирането на текст всичко зависи от разбирането как работи.
Параграфът е фраза, която завършва с увиване, след това с използване на. и след това натиснете Enter.
В Word, параграф се обозначава със знака ¶
Маркировката на абзаца е важен и специален символ, защото ни казва всичко за структурата на текста.
Виждането на ¶ ни позволява да избягваме грешки като преместване на следващата страница чрез натискане на Enter няколко пъти или загуба на форматиране в копието и поставяне.
Това е така, защото символът ¶ също не се копира.
За да пишете на Word е важно да видите тези знаци и винаги да знаете къде завършва изречението.
5) Използвайте стилове, за да организирате и приложите форматиране
Един стил е събирането на информация за форматиране, която може да бъде приложена към част от текста наведнъж.
Стиловете са полезни за прилагане на едно и също форматиране в документ.
Началното меню на Word ви позволява да избирате от някои предварително дефинирани стилове, които са от два типа: стилове на абзаци и стилове на символи.
Бързите стилове са достъпни от падащо меню на основната лента.
- Стиловете на абзаци включват форматиране, което се прилага за цял абзац (таблици, интервал между редове, граници и отстъпи), както и форматиране на знаци (шрифт, размер, цвят).
Стиловете на абзаците се маркират със знака ¶.
- Стиловете на символите съдържат информация само за форматирането на избрани символи в рамките на параграф.
Стиловете на символите включват само форматиране на знаци, букви и цифри.
Ако приложите стил на символи в рамките на абзац, той отменя стила на абзаца.
Можете да редактирате съществуващи стилове, но най-добре е да ги оставите там, където са и да създадете свой собствен, ако искате да имате този контрол.
В новите опции за създаване на стил е по-добре да го добавите към менюто за бързи стилове, но не активирайте опцията за автоматично актуализиране.
По-добре е да използвате същия стил автоматично за следващия параграф, за да имате единен документ.
За заглавия или надписи е по-добре да използвате различни стилове.
Всички основи на стиловете в Word са напълно обяснени в ръководството на италианския офис на тази страница.
6) Първо подгответе документа
Няма нищо по-разочароващо от това да се опитате да решите проблеми със секции в Word или да решите проблем със стиловете на готов документ.
Най-добрият начин да пишете в Word е да го направите, без да се притеснявате за форматирането и след това, след като приключите, отворете нов документ, подгответе го правилно и копирайте текста от стария в новия, като го поставите като неформатиран текст.
Друга статия отчита програма за поставяне на копиран текст без форматиране.
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: Вземете добри резултати с електронните таблици в 4 стъпки (Excel, LibreOffice и Google Drive)
