Подреденото управление на имейл кутия означава две основни неща: изчистване и винаги запазване на раздела с непрочетени съобщения празен и организиране на входящата ви поща чрез филтри и етикети. Въпреки че да организираме пощата, вече видяхме няколко ръководства, включително това, за да поръчате входящата поща с филтри и псевдоними в Gmail, тук виждаме най-добрият начин за бързо нулиране на входящата поща, без да се налага непременно да четете всяко получено съобщение в Gmail и без да изтривате нищо.
Номерът винаги да държите входящата поща с Gmail до нула (но важи и за други пощенски кутии) е да използвате мистериозната и малко използвана функция, която "архивира" пощата, тоест да я държите скрита, без обаче да я изтривате и запазвате подчертани непрочетени съобщения.
Когато използвате бутона Архивиране на избраните имейл съобщения, те се премахват от входящата поща .
Архивираните съобщения обаче не се изтриват от Gmail, а само от папката на получените съобщения.
Известието за съобщение изчезва, дори ако този имейл не е прочетен.
Във всяка програма или приложение за управление на имейли, като Gmail, имейлите са разделени главно в 5 секции:
- Входящата поща трябва да включва всички получени имейли, които са значими и интересни.
- Изпратена поща, с имейли, изпратени до други.
- Спам, като имейлите се считат за автоматично нежелани.
- Кошче, изтрити имейли
- Архивирани, всички съобщения са премахнати от „Вх. Поща“, но не са изтрити.
Следователно съобщенията за електронна поща, които не е необходимо да бъдат прочетени или отворени веднага, но които все още се съхраняват и не се изтриват, трябва да бъдат преместени в Архива .
Разликите между архивираните и изтритите имейли са много важни:
Архивираните имейли не се изтриват автоматично след определен период от време, както се случва с тези, преместени в кошчето, но ще останат в Gmail, докато не бъдат изтрити ръчно.
Архивираните съобщения също са включени в общи търсения, направени чрез търсачката Gmail, което не се отнася за спам или изтрити имейли.
Архивираните имейли се броят до ограничението на пространството за съхранение на Gmail, докато, напротив, изтритите имейли не се броят.
Архивираните имейли, както беше споменато по-горе, не се маркират автоматично като прочетени и в действителност, ако архивирате имейл, без да го отваряте или четете, той остава подчертан като непрочетен, дори ако той няма да бъде включен в броя на пощата, която ще бъде прочетена.
Къде завършват съобщенията, архивирани в Gmail, >> всички съобщения, за да се покажат всички входящи имейли и тези в архива всички заедно.
Ако използвате Microsoft Outlook, вместо това има раздел Архив, за да разглеждате само тези.
След това имейлите, съхранявани с етикета, ще бъдат видими в различните папки с етикета, както тези, които Gmail автоматично създава, така и персонализирани.
Сега, когато знаем как да използваме функцията за архивиране на съобщения, нека да видим как да я използваме за нулиране на броя непрочетени съобщения във входящата кутия .
На първо място, за да архивирате всички непрочетени съобщения, включително стари, с един замах, без да ги изтривате, можете да създадете филтър.
След това натиснете стрелката надолу, разположена в полето за търсене в Gmail, натиснете бутона до Търсене и поставете „непрочетени съобщения“.
Най-отдолу натиснете връзката за създаване на филтър с това търсене, потвърдете действието, след което в прозореца на филтъра изберете само полето „Игнорира входящата поща (Архив)“.
Преди да кликнете върху Създаване на филтър, изберете опцията " Прилагане на филтъра и към предишни разговори ".
Всички непрочетени съобщения до този момент ще бъдат архивирани и номерът, показващ имейлите, които трябва да бъдат прочетени, се нулира.
И накрая, отворете настройките на Gmail, като натиснете бутона на зъбното колело в горния десен ъгъл, отидете на секцията Филтри и изтрийте новосъздадения филтър (за да предотвратите автоматично архивиране на следващите входящи съобщения).
Чрез създаване на филтри за имейл съобщения е възможно да се гарантира, че имейлите от добре дефинирани адреси се архивират автоматично, оставяйки ги дори като непрочетени.
Можете също да архивирате всички съобщения, както прочетени, така и непрочетени, получени преди определена дата .
За да направите това, потърсете във: Входяща поща преди: 2016/12/31 (в този пример искам да архивирам всички съобщения, получени преди 31 декември 2016 г.), след това натиснете Създаване на филтър за това търсене и изберете действието Игнорирай входящата поща (Архив ), с възможност за прилагане на филтъра към всички разговори.
В бъдеще, когато получите съобщение, което не е необходимо да четете (като известие от Facebook, Amazon или други приложения), без да го изтривате, можете да го подадете директно.
За да архивирате имейл в Gmail, просто го изберете от списъка и след това натиснете бутона Архив в горната част, за да изчезне от входящата поща.
Действието за архивиране на съобщения може да се ускори на компютър, като изберете имейл и натиснете клавиша E на клавиатурата.
В Gmail за Android можете да отидете в Меню> Настройки> Общи настройки> Действие по подразбиране в Gmail и да изберете Файл (вместо Изтриване).
По този начин просто прекарайте пръст вляво или надясно, за да го архивирате, без да го изтривате.
Също така в Gmail за iPhone и iPad можете да използвате бутона Архив, след като изберете входящите съобщения.
Ако случайно сте архивирали съобщение, можете лесно да го върнете във входящата си поща, като го потърсите от списъка Всички съобщения, изберете го и след това използвате ключа, за да го преместите във Входящата кутия .
