Трябва да споделим важни работни документи, но искаме да избегнем, че всяко нескрито око може да чете поверителни данни "> С щракване върху иконата можем да изберем серия от елементи, предназначени да защитят адекватно документа: за да предотвратим отварянето на файла, изберете Шифроване с парола, въведете два пъти избраната парола и потвърдете на OK ; сега всичко, което трябва да направим, е да запишем файла (чрез натискане на клавиатурата CTRL + B или CTRL + S), да затворим Office и да проверим дали при отваряне на файла ни се иска избраната парола.
За да премахнете каквато и да е парола, просто отворете документа, въведете паролата, използвана досега, върнете се до Защита на документа и щракнете отново Криптиране с парола, като внимавате този път да оставите това поле празно (просто изтрийте точките и натиснете ОК ).
Процедурата е валидна за всяка програма на Office: Word, Excel, PowerPoint и другите програми, съдържащи се в работния пакет, произведен от Microsoft.
Промяна на защитата
Ако от друга страна искаме да защитим документите на нашия Office от промени, ще трябва да определим нивото на промените, които да бъдат блокирани (тъй като някои документи имат текстови полета или полезни тикове за попълване).
Отваряме документа, връщаме се в менюто Файл и от менюто Защита на документа избираме елемента Ограничаване на модификацията . В документа ще се отвори нова странична лента, от която можете да решите дали да прилагате ограничения за форматиране или ограничения върху промените.
За целите на това ръководство поставяме отметка на „ Позволете само този тип промени в документа и в падащото меню избираме един от наличните елементи: Няма промени (само за четене), Ревизии, коментари и попълване на формуляра .
Ако сме част от корпоративна мрежа и имаме други потребители, регистрирани в същия корпоративен офис, можем също така да ограничим промените до конкретна група, избирайки в полето Изключения (незадължително) кой е засегнат от ограничението на промените.
За да потвърдите прилагането на защитата, щракнете по-долу върху Да, приложете защита ; сега ще се отвори прозорец, в който да въведете избраната парола за защита (евентуално различна от тази, въведена за достъп) или, като алтернатива, да въведете автентификация с помощта на административни идентификационни данни (само компютърният или Windows акаунтът, който използваме в момента направете промени).
Ако използваме удостоверяване с парола, можем да интегрираме заключването за достъп, което се вижда в първата глава, без проблем.
Ако вместо това използваме удостоверяване на потребителя, документът ще бъде незабавно кодиран и може да бъде гледан само от оторизирани потребители, които във всеки случай няма да могат да го променят (само нашият акаунт е оторизиран за модификации).
За да премахнете този тип защита, просто повторете всички стъпки, които вече видяхте, премахнете отметката върху Разреши само този тип промени в документа .
Как да защитим документите на LibreOffice
Office е много скъп работен пакет, продаван от Microsoft за стотици евро, поради което е трудно да се купи от обикновени потребители или домашни потребители. Като валидна алтернатива винаги можем да използваме пакета LibreOffice на нашите компютри, който се предлага безплатно.Нека да видим заедно как да защитим достъпа до документа и как да предотвратим неоторизирани промени.
Защита при отваряне
За да защитим най-важните документи, отваряме LibreOffice, избираме програмата за стартиране, създаваме документа и при запазване щракваме в горната част на File -> Save As .
В прозореца за запис избираме име за файла, пътя, където да го запишем и не забравяйте да поставите отметка върху Запазване с парола, след което щракнете върху Запазване в долната част.
Ще се отвори допълнителен прозорец, в който можете да въведете избраната парола два пъти; когато сте готови, просто щракнете върху OK, за да запазите документа. Отсега нататък само тези, които знаят паролата, ще могат да отворят файла и да видят съдържанието му.
Промяна на защитата
Ако вместо това искахме да защитим документа от нежелани промени, повтаряме стъпките, видени в предишната глава, тоест отидете на File -> Save As, поставете отметката на Save with password, след което щракнете върху дъното на Save . В прозореца, в който да въведете паролата за отваряне, разширяваме елемента Опции, маркираме елемента Отваряне на файл само за четене, след което въвеждаме различна парола от тази, която е зададена за отваряне.
Щракваме ОК, за да потвърдим. Отсега нататък ще можем да отворим документа само за четене, без да можем да правим промени (независимо дали имаме защитен достъп до файла или не). За да направите промени в защитения документ, щракнете върху менюто Редактиране в горната част, изберете елемента Режим на модификация и въведете паролата за отключване, избрана за защита на промените.
Заключения
В това ръководство видяхме заедно как да защитим документите при отваряне и как да защитим документите от промени, както ако използваме Office, така и ако използваме безплатния пакет LibreOffice.Като алтернатива можем да защитим една или повече, като прилагаме защита директно върху папки, както е добре описано в нашето ръководство за това как да защитим файлове и папки с пароли .
За да защитите документите от промени, друг метод (широко използван) включва преобразуване на документа на Office в PDF, както е описано в ръководството за това как да защитите PDF файл с парола, за да не го отворите или редактирате .
