Времето минава, новите комуникационни системи се раждат и умират, но основната за повече от десетилетие винаги е била една и съща, имейли. Днес обаче дори услугите за получаване на имейли се различават между модерни и иновативни, с възможности за организиране на поща по различни начини и старомодни, идентични с тези от преди десет години, без никакво подобрение.
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: Най-добрите безплатни сайтове за електронна поща, където можете да създадете имейл адрес
Google Mail, наречена Gmail, със сигурност е най-мощната и пълна с опции услуга за електронна поща чрез мрежата, следователно, за тези, които имат затруднения с управлението на входящата поща, в тази статия ще видим някои важни трикове, които трябва да знаете, за да опростите управлението. от получените нови имейли .
Въпрос е на създаването на автоматизирана система за подреждане на пощата, защото, знаете, ако оставите тази задача на ръката на потребителя, въпреки всички усилия, неизбежно ще загубите войната с безредие.
За да автоматизирате пощенската кутия на Gmail, така че да не се притеснявате от загуба на важни имейли и съобщения, можете да следвате тези 6 съвета, като използвате вътрешните функции на уебсайта на google за електронна поща.
Това е списък на пълното ръководство за Gmail .
1) Използвайте филтри и етикети, за да управлявате автоматично приемането на входящи съобщения .
В миналото вече говорих за това в обща статия за ръководство за създаване на филтри за електронна поща в Yahoo Mail, Hotmail и други пощенски услуги, включително Gmail.
Познаването как да създавате филтри в Gmail е от съществено значение за създаването на нови всеки път, когато получавате ново съобщение във входящата си поща, което не се автоматично каталогизира.
Така че ако всички получени съобщения са изброени в хронологичен ред, но без разлика, е време да създадете филтри и етикети, за да сортирате пощата в различни папки според изпращача, тема или други критерии.
Като етикети, съобщенията всъщност не са преместени от общия списък на входящата поща, а просто са филтрирани и разграничени в групата, което ги прави по-лесни за намиране и търсене.
Етикетите са изброени в лявата част на страницата в менюто на Gmail.
Когато получите ново имейл съобщение във входящата си поща, което няма етикет, отворете го или го изберете и след това натиснете бутона на етикета, този до бутона „ Друго “, за да създадете ново.
В идеалния случай върху всяко повтарящо се съобщение трябва да се приложи етикет .
Например, етикет се прилага към известията във Facebook, друг етикет се прилага към имейлите за бюлетини на Navigaweb, друг за работни съобщения и така нататък.
След като създадете новия етикет за съобщение, за да сте сигурни, че всички следващи входящи, подобни на този, са автоматично етикетирани по същия начин, отворете имейла, натиснете бутона „ Друго “ и в падащия списък, кликнете върху „ Филтриране на съобщения от този тип “.
По този начин автоматично и бързо се създава правило, чрез което към всички съобщения от един и същ имейл адрес или създадения етикет се асоциира.
Филтърът може да бъде променен, като се избере различен критерий като например, ако съдържа конкретна дума в темата или ако не я съдържа или ако съобщението има прикачен файл или не.
След това кликнете върху „ Създаване на филтър с това търсене “ и изберете последното действие, което всъщност може да бъде, за да приложите към тези съобщения вече съществуващ или нов избран етикет.
Във филтъра можете също да изберете няколко едновременни действия от наличните; например отговорете по подразбиране, игнорирайте съобщението, маркирайте го като прочетено или като важно.
Например, чисто информативни имейли, които не е необходимо да се отварят и четат, могат да бъдат игнорирани и архивирани, докато тези на автоматичните бюлетини могат да бъдат маркирани като вече прочетени и етикетирани, само за да ги намерите, когато е необходимо.
Създаването на отговор по подразбиране за всички съобщения, получени в Gmail от определен тип, може да бъде най-добрият ход за облекчаване на натоварването, когато стане монотонно, или за уведомяване на подателя, че съобщението е получено и ще бъде отговорено скоро.
След създаването на филтъра е важно да не забравяте да поставите кръста върху опцията Прилагане на филтъра и към съответните съобщения, за да сте сигурни, че правилото е със задна дата и се прилага и за вече получени съобщения.
Актуализация: Електронната поща в Gmail вече е организирана в специални раздели и категории
2) Изпращането или получаването на прикачени файлове в Gmail с Skydrive, Dropbox, Box и Google Drive е чудесен начин да се предотврати заедването на прикачени файлове в Gmail.
Освен това, без да инсталирате приставки, както се вижда в новините от декември, с Gmail можете да изпращате прикачени файлове до 10 GB.
3) Преобразуване на имейли в дейности в календара
Едно от най-интересните неща за Gmail е интеграцията му с Google Tasts и Google Calendar.
Ако отворите имейл, като щракнете върху менюто Още в горната част, можете да изберете да създадете активност, свързана с избраното съобщение .
За съжаление не можете да автоматизирате създаването на планирани дейности въз основа на имейли, но винаги можете да създадете филтър и да дадете етикета "възможни дейности" на нови входящи съобщения.
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: Ръководство за Google Задачи за създаване на списъци с дейности, събития и онлайн срещи
4) Разграничете входящите съобщения въз основа на получавания имейл адрес .
Важно е да се отбележи, че филтърът в Gmail може да се използва и чрез разграничаване на входящите съобщения въз основа на имейл адреса, до който е изпратен имейлът.
Този тип филтър е полезен например, ако използвате Gmail като сайт, където можете също да получавате съобщения от други пощенски кутии.
Още по-добре можете да използвате тази опция за филтър с псевдоними на Gmail .
За адрес в Gmail има безкрайни псевдоними .
Например, ако имейл адресът беше , псевдонимите са
Например, той може да бъде посочен като адрес във Facebook или може да бъде даден като работен адрес .
В други статии, други трикове, за да поддържате входящата си поща чиста и организирана :
- Отписване от автоматични бюлетини и имейли
- Автоматични филтри за социални актуализации, сигнали и бюлетини
- Ръководство за разширено търсене на поща в Gmail
