Както всеки софтуер, Microsoft Word също изисква оптимизация, която може да се постигне чрез продуктивна промяна на някои предварително зададени настройки и опции. Благодарение на тези промени най-използваната програма в света за писане на компютъра трябва да става по-лека, по-бърза и да дава бърз достъп до най-полезните и чести функции, за да не губите време в дейностите по управление на документи, които трябва да бъдат автоматизирано.
По-долу виждаме 10 от настройките, които трябва да бъдат променени, за да подобрят работата с Word и да спестят време и усилия.
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: Специални Word функции, които винаги да използвате, когато пишете документ
1) Задайте предпочитаното място за запазване на файловете
Отидете в менюто Файл -> Опции и след това в раздела Запазване, за да конфигурирате предпочитаната папка, в която да съхранявате документите.
Предимствата са, че по този начин можете да използвате бутона на диска, за да запазите незабавно нов документ и да можете бързо да го отворите отново.
Възможно е също от същия раздел с настройки да изберете формата на файла по подразбиране и да го промените в docx или doc или odt или rtf, ако е необходимо.
2) Преместете „Запазване като“ в лентата за бърз достъп
Бутонът Запазване като винаги трябва да е близо до вас, така че всеки нов документ да може да бъде запазен веднага с разпознаваемо име.
След това можете да се възползвате от лентата за бърз достъп, горната от всички, където има и бутоните за запазване и възстановяване на модификация.
От лентата натиснете стрелката надолу и натиснете Други команди .
От опциите на Word намерете командата Save As и я добавете в дясната колона.
Не забравяйте обаче, че Save As може да стане бързо, като натиснете клавиша F12 на клавиатурата на компютъра.
3) Деактивирайте полето Опции за поставяне, за да направите операциите за рязане на копия и поставяне по-бързо
Когато щракнете с десния бутон върху документ на Word, под Copy and Cut има опции за поставяне, които могат да отнемат известно време.
Ако предпочитате да го деактивирате и използвате винаги поставяне на текст в неформатиран режим, за да изведете класическия бутон Поставяне, Отидете в менюто Файл -> Опции -> Разширени и премахнете отметката бутона Показване на опции за поставяне .
Фактът остава, че копирането и поставянето може да стане по-бързо, като се използват комбинациите от клавиши CTRL + C, CTRL + X и CTRL + V.
4) Задайте шрифт по подразбиране
Microsoft Word 2013 използва Calibri като шрифт по подразбиране с размер 11.
Именно защото той е предварително дефиниран и всеки го използва, може да е препоръчително да го промените, може би чрез задаване на добрия стар Times New Roman или Helvetica (или Arial) избран най-добър шрифт за писане на учебна програма и вследствие на това отличен за работни документи.
За да промените шрифта в документ, просто дръжте раздела Начало отворен в лентата и изберете шрифта от падащото меню.
За да промените шрифта по подразбиране на всички документи, които ще бъдат написани в бъдеще, вместо това щракнете върху десния ъгъл на полето с шрифта от раздела Начало .
Изберете Arial, натиснете бутона Задай по подразбиране и след това променете опцията, като поставите " За всички документи ", преди да щракнете върху OK.
5) Деактивирайте съветите, когато поставите курсора върху бутон
Тези, които имат достатъчно опит с Word, могат да направят програмата по-бърза, като деактивират съветите и мини-ръководствата, които автоматично се появяват, когато е избран бутон.
Ако никога не ги прочетем, можете да ги деактивирате в менюто Файл -> Опции -> Общи, променяйки стила на описание на инструмента, като не показвате съвети или не показвате характерно описание ... за да оставите възможността да прочетете името на бутон, когато поставите курсора върху него.
Последният режим е за предпочитане, защото показва името на командите без описания.
6) Променете модела Normal с такъв по ваш вкус
За да спестите време за настройка на страницата и опции за повторно форматиране, можете да създадете шаблон по подразбиране за всеки нов документ, който отворите.
След това щракнете с десния бутон върху нормалния стил, вдясно в центъра на лентата и натиснете Modify .
След това променете шрифта, както се вижда в стъпка 4, а след това също размера на шрифта и стила на шрифта.
Бутоните над визуализацията също ви позволяват да изберете страничните полета и височината на разстоянието между редовете.
В долния ляв ъгъл можете да въведете други секции за редактиране като таб, абзац, рамки и други.
Преди да кликнете върху OK и да излезете, изберете опцията по-долу „ В нови документи, базирани на този модел “.
Забележка : Нормалният стил се запазва във файл, наречен Normal.dotm .
Ако това бъде преименувано, повредено или преместено, Word автоматично създава нова версия, която използва първоначалните настройки по подразбиране и следователно направените персонализиране ще бъдат загубени.
7) Промяна на личната информация на документите
Това е нещо, което мнозина забравят и което рискува да направи лоши цифри.
В действителност, ако напишем нов документ, започващ от съществуващ и написан от друг, който и да го чете, може да хване факта, че този документ не е наш, защото информацията вътре в него показва друг автор.
Всички метаданни и лична информация се виждат от менюто Файл> Информация
Промяната на личната информация в Word се извършва само веднъж и се прилага за всички документи, запазени по-късно.
Информацията за автора може да бъде променена от менюто Файл -> Информация или също във Файл -> Опции -> Общи и поставете името си под " Персонализиране на копието в Office в употреба ".
Ако искате да промените автора на конкретен документ, можете да използвате менюто Преглед или в полето, което се появява, когато записвате като, можете да добавите и редактирате автора.
8) Премахване на собствеността върху документа и личната информация
Ако искате да запазите абсолютна поверителност за това кой е написал и редактирал Word файл, важно е да изтриете скритите метаданни, които съдържат имената на тези, които са работили върху него, датата на създаване, предишните версии, работното време и други неща.
Информацията, съхранявана от Microsoft Office, се вижда от File -> Information .
За да изтриете цялата тази информация, отидете в менюто Файл -> Опции, натиснете Център за защита и след това Център за защита на настройките .
Отидете на Опции за поверителност и натиснете бутона Document Control и след това изберете да изтриете всички метаданни.
Забележка : Това е настройка, свързана с използвания файл, а не постоянна.
9) Изключете защитения изглед в Word
Защитеният изглед е режим само за четене, който - както показва името му - има за цел да защити вашия компютър от получен документ, ако е заразен.
Ако получавате файлове от реномирани източници, можете да изключите защитения изглед .
След това отидете на Файл -> Опции -> Център за защита -> Настройки на центъра за защита и премахнете отметката от всички или само някои от опциите в секцията Защитен изглед .
10) Автоматично превъртане
За да четете дълги документи без ръце, автоматичното превъртане може да се активира с един бутон.
Този бутон може да бъде добавен в лентата за бърз достъп в горната част, като натиснете клавиша със стрелка надолу, отидете на Други команди -> Изберете команди от -> Всички команди -
Бутонът за автоматично превъртане се показва като бял кръг.
При натискане показалеца на мишката се превръща в двойна стрелка и можете да превъртате документа нагоре и надолу с мишката, без да щракнете върху нищо.
За да излезете от режим на автоматично превъртане, натиснете с бутон на мишката или натиснете Esc.
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: Оптимизирайте Word чрез деактивиране на ненужни опции
