Платформата на Google Drive е не само полезна за съхранение на снимки и видеоклипове онлайн (като всяка друга облачна услуга), но може да се превърне в истински пълен офис пакет, работещ онлайн, офлайн и съвместно. Към това добавяме, че всичко се предлага безплатно, като по този начин го правим практично решение за онези, които не искат да плащат пари, за да се възползват от платформата на Microsoft, тоест Office 365. В това ръководство сме събрали всички трикове от експерти за по-добро използване на Google Drive и Google Docs в техните най-скрити и най-малко използвани функции. Платформата може все още да не е пълно заместване на Microsoft Office, но се е подобрила толкова много, че може да се използва в производствения сектор без особени жертви. Ръководството ще бъде разделено на две части: в едната ще съберем всички съвети и трикове за Google Drive, в другата съветите от експерти за използване на Google Документи .
Член индекс
- Кодове за Google Drive
- Кодове за Google Документи
- Заключения
Кодове за Google Drive
В тази част от ръководството ще ви покажем най-полезните съвети за използване на облачната платформа на Google Drive като истински професионалист, като се съсредоточим върху споделянето на файлове, публикуването на файлове и други аспекти на съвместна работа на платформата.Споделете файл или папка
След като файлът или папката се качат в облака, можем да го споделим с нашите приятели и колеги. За да споделите в Google Drive, просто отворете личната страница в облака, щракнете с десния бутон върху файла или папката и след това щракнете върху Споделяне . От прозореца, който ще се отвори, въведете имейл адресите на нашите колеги и приятели, така че те да имат достъп до файла, за да го прочетат, редактират или изтеглят (въз основа на разрешенията, които ще предоставим).
Търсене по типове файлове
Отваряйки Google Drive, в основния интерфейс на сайта, кликваме върху стрелката вътре в полето за търсене в горната част, за да направим търсенето много специфично, така че да изберем дали да се показват само файловете от определен тип, техните разрешения и тяхната онлайн видимост.Сортирайте файловете
От дясната страна на интерфейса на уебсайта на Google Drive намираме бутона за промяна на показването на файловете, така че да можете да ги поръчате от най-новите или най-тежките или последни изменения, като използвате специфичните колони (над файловете).За да поръчаме конкретни файлове, можем да използваме и менютата от лявата страна на интерфейса: My Drive, Computer, Shared with me, Recent, Specials и Trash (където намираме изтритите файлове).
Множество визуализации
Без да отваряме всеки файл, можем да визуализираме няколко файла едновременно, просто като натискаме десния бутон на файла или папката и използваме бутона Preview (символа на окото). Използвайки клавишите на курсора или стрелките отстрани, можем да навигираме по съдържанието, без да се налага да го отваряме или изтегляме.Добавете Google Drive към работния плот на вашия компютър
Ако използваме Google Drive много, можем да се уверим, че създадените или запазени файлове онлайн също са достъпни на компютъра по синхронизиран начин. Клиентът на Google Drive може да бъде изтеглен от официалната страница, като внимавате да изберете инсталатора за архивиране и синхронизиране .Настолното приложение на Google Drive ви позволява също да използвате платформата като услуга за онлайн архивиране на локални файлове.
Можете да изберете конкретни папки, които да се синхронизират, докато файловете на документите се показват като уеб връзки, стига да не решите да ги преобразувате в документи в Office.
Управление на прикачените файлове
С Диск можем да управляваме прикачени файлове в Gmail, така че да ги запишем директно в облака, без да се налага да ги изтегляме на използвания компютър. Това е много полезно, ако временно имаме достъп до корпоративен или обществен компютър и не искаме да оставяме важни прикачени файлове наоколо. След като се върнем у дома, ще намерим прикачения файл на имейла в нашия Google Drive, както на смартфона, така и на компютъра.Приложения на Google Drive
Google Drive не само ви позволява да качвате файлове от вашия компютър, но и можете да създавате нови от нулата. Както споменахме, можете да създавате документи с приложения на Google Документи или дори други с помощта на външни приложения, които се интегрират в Google Диск. Например, можете да създадете файл с HTML код, видео, чертеж, лист с обикновен текст, факс или каквото искате. Много от тези приложения са достъпни в уеб магазина на Chrome или могат да бъдат добавени чрез натискане на бутона за настройки вдясно в основния интерфейс.В друга статия видяхме най-добрите приложения за Google Drive, които, трябва да се помни, работят само с Chrome като браузър.
Кодове за Google Документи
В тази част от ръководството вместо това ще ви покажем триковете за по-добро използване на функциите на Google Документи в платформата Drive. Много от показаните команди могат да се използват и в Drive, тъй като в крайна сметка те са част от една и съща платформа (всъщност Docs е разширение на Drive за управление на офис документи в облака).Google Документи офлайн
Както вече беше писано в миналото, можете да използвате приложенията на Google Документи дори без интернет връзка, като ги инсталирате като приложения на Chrome на нашия компютър, така че да можем да заменим Microsoft Office безплатно в управлението на DOC, XLS и PTT файлове.За да разберете как да го направите, моля, прочетете нашето ръководство Google Drive офлайн, за да отворите документи без интернет .
Сканиране на документи от мобилен телефон
Приложението Google Drive ви позволява да трансформирате хартиени документи в цифрови документи, благодарение на специалната OCR функция. За да го активирате, просто натиснете бутона + и изберете да създадете нов документ от снимка .Ако искате да разгледате допълнително тази тема, препоръчваме ви да прочетете ръководството за сканиране на документи, като ги трансформирате в PDF с помощта на камерата на мобилния си телефон .
Вокално писане
Ако възнамеряваме да напишем документ, като диктуваме думи с гласа, можем да използваме функцията за писане на глас, като щракнем в горната част на Инструменти и след това върху Гласовото въвеждане .
Очевидно, за да функционира, е необходимо наличието на микрофон (този, включен в уеб камерата, е наред, но ще трябва да се поставим близо до камерата).
Пишете на ръка
Както в Gmail, Google Drive също може да се пише на ръка с мишката, като се инсталира определено разширение в Google Chrome.Тази функция може да бъде много полезна за подписване на документи, без да се налага да ги отпечатвате и сканирате всеки път, но изисква някои ръчни умения с мишката (не е лесно да подпишете просто като преместите мишката).
Използвайте функцията OCR в текста
С Google Drive можете да използвате оптично разпознаване на знаци (OCR), за да анализирате текст в PDF файлове и изображения, за да ги преобразувате в редактируем стандартен документ.По този начин можете например да сканирате книга и след това да я копирате в документ, който можете да редактирате.
За да научите повече за тази функционалност, моля, вижте нашето ръководство за извличане на текст от PDF или изображение с Google Документи.
Копиране на клавиша за формат
Бутонът Копиране формат присъства на лентата с инструменти във всички основни приложения на Google Документи и може да се използва за копиране на формата на един блок текст в друг.Това е една от най-важните функции в Microsoft Office, която не може да липсва в набор от програми за създаване на документи.
Задаване на текстови стилове по подразбиране
Това е и основна функция на Word, сега също включена в Google Документи, с падащо меню, където можете да изберете предварително зададените стилове на шрифта и меню с опции, за да ги модифицирате и да запазите нови стилове, различни от стандартните.Потърсете линка
Ако трябва да напишете документ с хипертекстови връзки, маркирайте думата като „Navigaweb“, щракнете с десния бутон и щракнете върху Link, за да добавите връзката към правилния сайт, автоматично търсен от приложението.Плъзнете и пуснете изображения
За да добавите изображение в документ, просто трябва да го плъзнете с мишката от папка или от друг уебсайт към уеб интерфейса на приложението Google Drive.Превод на документи
Можете да се възползвате от мощта на Google Translate и бързо да превеждате документи чрез опцията на менюто Инструменти -> Превод на документ, която ви позволява да превеждате двустранно 46 различни езика.Променете темите за слайдовете
Темите за презентация са много подобни на тези на Microsoft Powerpoint, за да се създаде веднага оформлението за правилната презентация. Възможността за промяна на текущата тема от менюто слайд е много скорошна.Таблици за оформление
В приложението Google Документи липсват най-модерните инструменти за дизайн, но таблиците могат да се използват за създаване на различни видове оформления. От менюто Таблица можете да създадете невидима мрежа от клетки, в които да пишете, за да форматирате текста по различен начин.Условно форматиране в работни листове
Капацитетът и обхватът на уеб приложенията на Google Документи все повече се разширяват благодарение на менюто " Формат ", което в приложението Работни таблици, еквивалентно на Excel, ви позволява да създавате условен формат, за да оцветявате текста в клетките по различен начин в зависимост от стойността, която имат.Публикувайте файлове на уебсайт с вграждане
Тази уникална функция на Google Docs ви позволява да вграждате документ в уебсайт или уеб страница само чрез копиране на кода за вграждане, както бихте направили с видеоклипове в Youtube. Кодът може да бъде получен от менюто Файл -> Публикуване в мрежата .Заключения
В това бързо ръководство ви показахме всички експертни функции, налични в Google Drive и Google Документи, така че можете да започнете да използвате платформата, предлагана от Google, както трябва да бъде. Може би няма да замени напълно Office, но можем да го използваме за редактиране и четене на документи в движение.Ако сме фенове на поточната музика, можем също да използваме Диск като склад за нашите файлове, така че да можем да ги възпроизвеждаме от смартфони или други компютри, както е обяснено в нашето ръководство за Как да слушаме музика, запазена на Диск .
Ако, от друга страна, трябва да интегрираме бележките, запазени в Google Keep, в Google Документи или Диск, можем да използваме стъпките, описани в ръководството за Как да интегрираме Google Keep с Google Документи, за да успеем.
