За да разберете как работи Microsoft Access и какво представлява, вие също трябва да разберете концепцията за базата данни. Достъпът е една от основните програми на пакета на Microsoft Office, следователно който има Word, Excel и Powerpoint, със сигурност също има достъп, дори и никога да не го е използвал.
Проблемът с Access е, че когато го отворите, не разбирате какво да правите.
Докато Excel е съвсем ясен на пръв поглед, Access вместо това се отваря празен и дори ако можете да започнете да работите с един от предварително зададените модели, вие сте изместени от неговото разнообразие в сравнение с други софтуер на Office.
Microsoft Access 2007 или 2010 не е толкова трудно, колкото изглежда на пръв поглед, за някои това е дори по-лесно от Excel, само че трябва да се използва с конкретна цел и изисква предварителна подготовка.
Създаването на база данни означава създаване на запис на данни, тоест поредица от таблици, може би свързани помежду си, които могат да бъдат списък с хора, продукти, предмети, парични суми и т.н.
Всъщност Access ви позволява да създадете собствена персонализирана програма за управление на тези данни, да ги вмъквате бързо и да можете лесно да ги обработвате, филтрирате и изучавате.
Не може да се обясни как се използва Access в една статия; по тази програма с безкрайни възможности са написани повече или по-малко сложни наръчници.
Тази кратка предварителна публикация има за цел само да посочи, че с Access можете да управлявате масите на ресторант, стаите на хотел или дори разходите на вашия бизнес, издадените или получени фактури, книгите на библиотека, списък на компактдискове и всякакъв друг тип данни.
Ученето на достъп у дома може първоначално да е досадна работа, но мога да ви уверя, че разбирането на Access може да доведе до големи възможности за работа (не много хора са добри в Access) и може да улесни всяка дейност, която се извършва на компютъра.
Microsoft Access е RDBMS ( система за управление на релационните бази данни ), която е релационна база данни, в която данните са свързани помежду си чрез зависимости .
Той не е идеален за големи бази данни, които изискват различни програми, но е най-лесният софтуер за база данни, безплатен (в смисъл, че е включен в Excel Word и Powerpoint) и също така работи добре с 10 едновременни потребители.
Основната разлика с Excel е, че в таблиците на Access трябва да въведете сурови данни, а не математически изчисления, както се случва в Excel.
След това опитайте да отворите Access от менюто Windows Start и създайте нова празна база данни, като му дадете име.
В Access структурните промени трябва да бъдат запазени, но данните се записват автоматично, когато са въведени.
Първото нещо, което трябва да направите, е да създадете таблица, основен елемент, който работи като нормална електронна таблица, където обаче е важно не толкова да вмъквате данните, колкото да посочите колоните.
Щракнете с десния бутон върху достъпа до структурата на таблицата, където можете да зададете свойствата на всяко поле.
Всяка таблица трябва да има първичен ключ, който може да бъде нормалния брояч или друга инкрементална цифрова стойност, като дубликати не са разрешени.
Планирането изисква създаване на колкото се може повече таблици за колко различни елементи има .
Например, ако искате да организирате своя собствена библиотека от книги, можете да създадете таблица със заглавия, една за авторите, една за категориите и една с годините на публикуване.
Разделянето на различните елементи, като се има предвид, че те могат да бъдат свързани, ще ви позволи да създадете много по-гъвкави филтри или заявки.
Таблиците за достъп могат да бъдат свързани заедно, свързвайки стойностите на една колона със стойностите на друга таблица.
След това можете да създадете обща таблица, обобщаваща връзките между елементите.
Реалният списък с книги записва стойностите „Изследване“ на останалите таблици, като се свързва с всяко заглавие, автор, година и конкретната категория.
Полетата не трябва да се попълват от изгледа на таблицата: за разлика от Excel, можете да създадете маска, която се превръща в интерфейс на създадената програма.
Маската е прозорец, проектиран по персонализиран начин, където се появяват полетата, които трябва да се попълнят за бързо вмъкване.
Връщайки се към примера на книгите, можете да създадете маска, за да вмъкнете ново заглавие, а след това неговия автор, годината и категорията, като изберете тези стойности от вече създадения списък или вмъкнете ново име в други свързани маски).
След като създадете някои таблици, можете да създадете заявки или филтри, за да извлечете конкретни стойности от различните таблици .
В Access има съветник за създаване на заявки, които иначе биха били трудни за разбиране.
Отчетите са статични листове, в които е възможно да се извлекат сумите от данните, вмъкнати в таблиците, да се видят графики или обобщени страници, които също да бъдат публикувани на уебсайт.
Макросите и модулите са най-сложната част на Access, където е възможно да се настрои автоматизъм между стойностите, така че да се направи вмъкването още по-бързо, да се интегрира Access с други програми и да се даде по-голяма твърдост на базата данни чрез налагане на правила.
Важното е да се разбере за базата данни на Access е начинът, по който програмата мисли: таблиците са базата данни, трябва да създадете много таблици за всеки тип записи, които след това могат да бъдат обединени заедно, филтрирани с заявки и поставени с маски,
За да научите Access, би било по-добре да изтеглите илюстриран и интерактивен курс.
Сайтове като HTML.it имат ръководства за започване на работа с Access.
Най-добрият и актуализиран онлайн наръчник на италиански език за Access 2010 и Access 2007 е този на сайта на Microsoft, който предлага много подробен общ преглед.
