Основно ръководство за използване на Microsoft Outlook и основните функции

Microsoft Outlook е най-използваната и известна програма в света за управление на електронна поща на вашия компютър, дори ако това е програма, включена в пакета на Office.
Outlook е жизненоважен за много организации, не само за очевидните му възможности за управление на имейли, но и за календара, задачите и функциите на адресната книга.
За компаниите удобството е да свържат Outlook с Exchange сървър, така че всеки да може да споделя една и съща адресна книга и календари, превръщайки се в отличен инструмент за сътрудничество на корпоративно ниво.
За домашна употреба Outlook се използва главно за изтегляне на поща на вашия компютър и съхраняване извън интернет, но въпреки че повечето хора със сигурност не използват Exchange сървър у дома и вероятно дори не знаят какво е функции, Outlook функциите го правят мощен инструмент за управление на дейности също за лична и непрофесионална употреба, за четене на имейли, следващи срещи, организиране на адресни книги и много други.
В това ръководство правим кратък и концентриран курс за това как да използваме Microsoft Outlook (вземайки последната му версия, Outlook 2013 ), за да научите основните му функции и да го конфигурирате с всеки имейл акаунт .
Всеки, който има програми на Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint и т.н.), също има Outlook на компютъра и може да го отвори за първи достъп.
Като продукт на серията Office, ще намерите познат интерфейс, малко подобен на този на Word, дори ако той служи на съвсем различно нещо.
Изгледът по подразбиране на Outlook е входящата кутия, в горната част има лентата на лентата, скрита, за да спести място на екрана.
За да видите и скриете лентата, просто натиснете клавишите CTRL - F1 .
Можете да заключите лентата, като натиснете палеца, който служи за фиксирането й и не го скривате повече.
Лентата на лентата улеснява намирането на бутоните за активиране на функциите и използване на програмните инструменти.
Разделът Начало има различни бутони в зависимост от режима и екрана, на който сте включени.
На главния екран има опции за поща.
По протежение на левия ръб на Outlook има папки, докато в долната част на този панел са режимите на Outlook: Inbox, Calendar, People, Tasks и така нататък.
Щраквайки върху стрелката в горната част на навигационния панел, тя се разширява в панела, за да видите структурата на папките на имейл акаунта.
Кликнете върху трите точки, за да получите достъп до допълнителни режими на Outlook: Бележки, папки и преки пътища на Outlook.
От „Настройки за навигация“ можете да промените реда, в който се появяват различните елементи и да деактивирате компактната навигация, ако използвате голям монитор.
Разделът Изпращане / получаване се отнася конкретно за функциите на входящата кутия, но също така се появява и в други режими (календар, задачи и т.н.), дори ако те няма да имат същата функционалност.
В зависимост от типа на пощенския протокол, който използвате (IMAP или POP), можете или не трябва да имате възможност да изтеглите само заглавията на съобщенията, да маркирате или премахнете избора на съобщения за изтегляне и други функции (които са достъпни само с IMAP протокол, винаги се препоръчва)
Разделът с папки ви позволява да управлявате папките в пощенския си акаунт, да създавате нови, да избирате правилата за автоматично архивиране на стари имейли и други свойства.
В календарен режим няма папки, така че от това меню календарите могат да бъдат копирани или преместени.
Структурата на папките е от съществено значение, за да управлявате пощата и да я поддържате подредена, да не пропускате важни съобщения и да намирате пощата по-лесно.
В друга статия видяхме как да създадете правила и пощенски филтри в Microsoft Outlook, за да организирате пощата в папки .
Опциите на дисплея съдържат основните функции за скриване или показване на някаква информация и елементи на интерфейса на Outlook, сред които има и напомняния .
В календарен режим е възможно да промените начина, по който виждате дните, с месечен, седмичен или ежедневен изглед и цвят.
Опциите в лентата на лентата, както беше споменато по-горе, се променят в зависимост от това къде се намирате.
Ако пишете нова поща, ще намерите всички бутони за форматиране на текст, за добавяне на прикачени файлове, изображения, етикети и т.н.
Разделът „ Вмъкване“ присъства във всеки раздел на Outlook и ви позволява да променяте съдържанието на съобщения, дейности, събития в календара.
В случай на имейли има бутон за Опциите, където се намират изборът на тема, цветове, шрифтове и ефекти, CCN (копие, копие, скрито, за да се скрият получателите на електронната поща) и заявката за потвърждение на четене на имейла.
Разделът „Ревизия“ съдържа функциите за автоматична корекция на правописа и граматиката, полезни за грешки при писане на имейли.
Можете също да превеждате изпратените съобщения на други езици.
Нека сега преминем към създаването на имейл акаунт, който може да бъде автоматичен или ръчен
Първият път, когато стартирате Outlook, ще бъдете помолени да създадете акаунт, който можете да пропуснете първоначално и да добавите по-късно.
Всъщност можете да използвате Outlook без акаунт в режимите на календара, задачите и бележките.
Тъй като обаче това е програма, предназначена основно за управление на имейла, струва си незабавно да добавите акаунт, като опитате автоматичната конфигурация, където просто трябва да въведете потребителското име и паролата, които използвате за достъп до входящата си поща.
Ако автоматичната конфигурация не работи (със сигурност работи с адреси на Hotmail и Outlook.com, но не се казва, че работи с други доставчици), трябва да продължите с ръчната конфигурация .
За да добавите акаунт към Outlook, трябва да отидете в раздела File в лентата и да следвате процедурата за ръчна настройка.
При ръчна конфигурация първият избор е да използвате POP или IMAP акаунт (или Exchange акаунт, ако настроите Outlook в офис)
Вече видяхме в друга статия разликите между IMAP и POP, които синтетично са:
- POP или Post Office Protocol е най-старият протокол, използван за изтегляне на поща на компютъра.
- IMAP вместо това ви позволява да копирате структурата на папките на уеб пощата и да синхронизирате съобщенията, без да ги карате да изчезват от пощенския сървър, с опции за изтегляне само на заглавията на съобщенията, без да запълвате компютъра с хиляди имейли и прикачени файлове.
Ако е възможно, винаги избирайте IMAP.
Можете да се обърнете към ръководството за това как да добавите Yahoo Mail акаунт към Outlook, като промените параметрите според вашия доставчик на поща.
В друга статия също обясних стъпка по стъпка как да конфигурирате Microsoft Outlook с GMail за получаване и изпращане на поща от компютъра.
В Outlook можете да добавяте и управлявате толкова имейл акаунти, колкото искате.
Ако използвате няколко имейл акаунта, като например личен и един за работа, клиент за електронна поща, като Outlook, наистина може да промени значение и ви позволява да свързвате календари и дейности, за да управлявате живота си по начин пълна.
След като добавите два акаунта, можете да изберете акаунта, който искате да конфигурирате, от падащия селектор в горната част на страницата с информация за акаунта в раздела File .
От „ Настройки на акаунта “ можете да създадете нов акаунт, да поправите вече добавен такъв, да го премахнете, да настроите любимия си и да промените други настройки.
Управление на адресната книга и добавяне на контакти в Outlook
За да управлявате контактите от вашата адресна книга, отворете режим People от раздела Начало и добавете адреси и други подробности от основния интерфейс.
Почти със сигурност е необходимо да импортирате адресната книга от Google, Yahoo или друг акаунт, който използвате.
След това ще трябва да експортирате контактите от тази адресна книга и след това да ги импортирате в Outlook.
Обикновено това би било лесна работа, ако не беше за всеки акаунт, използвайки свои собствени формати и може да има усложнения.
Най-лесният начин е да синхронизирате вашата адресна книга между Gmail и Outlook и да импортирате контактите си.
В противен случай трябва да използвате vCards, както е обяснено в ръководството за това как да импортирате vCard (vcf) файлове в контакти на Windows и в Microsoft Outlook.
За да проучите по-разширените функции на Microsoft Outlook, които видяхме, в други статии:
- Ако имате няколко компютъра, от които да се консултирате с електронна поща, но не можете да използвате сървър на Exchange, в друга статия видяхме как да синхронизирате Microsoft Outlook на множество компютри .
- Деактивира отговор на всички и препраща имейл на съобщения, изпратени с Outlook
- Забавяне на имейл за планирано изпращане
- Как да забавите имейл за насрочено изпращане
И накрая, ако нямате Outlook и търсите подобна безплатна програма, можете да разгледате списъка с най -добрите алтернативни имейл клиенти на Microsoft Outlook за четене на поща от вашия компютър

Оставете Коментар

Please enter your comment!
Please enter your name here