Всеки, рано или късно, ще трябва да се справи с електронни таблици, един от най-сложните и мощни инструменти, които могат да се използват на компютър на работното място. Това следващо не е предназначено като ръководство за начинаещи в електронните таблици, но има намерение да подчертае четири типа дейности, които трябва да знаете как да правите, за да бъдете добри с програми като Excel. Microsoft Excel със сигурност е най-използваната програма в света за създаване на таблици и електронни таблици, но същите функции са налични и в безплатни пакети като LibreOffice и в Google Docs.
За да постигнете успех в офисната работа или поне да улесните живота си и да се популяризирате по-добре в наемането на интервюта, трябва да станете добър в използването на Excel (или еквивалентна програма като LibreOffice и Google Docs ) и да можете да извършвате поне следните 4 дейности,
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: Как да направите изчисления в Excel
1) Въведете данни бързо, използвайки формуляри или формуляри
Въвеждането на данни в електронна таблица е отправна точка на всеки анализ на таблицата. Всички начинаещи в Excel пишат данни ръчно в клетки, но би било много по-бързо да използват формуляр. Формата е самостоятелно ръководен формуляр за бързо въвеждане на данни в клетки, за да напишат и натиснете Enter, за да преминете към следващата клетка,
В Excel 2013 бутона на формата беше някак скрит.
За да го намерите, трябва да натиснете лентата в горната част и да изберете да я персонализирате, за да добавите бутона на модулите.
В други версии на Excel вместо натиснете клавиша Office, отидете на Опции на Excel и персонализирайте, като добавите формуляра.
След като натиснете бутона за формуляр, можете да създадете формуляр (или шаблон или маска за въвеждане на данни), като напишете заглавията на колоните.
В LibreOffice Calc можете да въведете данни с формата, като натиснете менюто Data-> Form .
Преди да използвам формуляра, трябва да създам заглавките на колоните, така че компилацията да бъде направлявана и бърза.
Формите в Google Drive (Google Docs) са сами по себе си, които ви позволяват да създавате анкети с множество отговори, които да споделяте онлайн.
Можете да създадете формуляр от бутона Създаване или можете да го вмъкнете (с менюто Вмъкване ) в електронна таблица.
Помощни страници на италиански:
- За Libreoffice Calc
- Office Excel
- Google Spreadsheet
2) Извършвайте изчисления с функции и формули
След като данните бъдат въведени в клетките, вероятно е необходима операция или изчисление.
Функциите и формулите трябва да бъдат написани в текстовото поле по-горе и да ви позволят да манипулирате данните на електронна таблица, да извършвате прости математически операции, да добавяте числа в колона, да използвате средно или дори да работите с обекти от реалния свят, като дати или парите.
Всички програми за изчисление имат собствен набор от функции, с някои разлики.
Тези страници на италиански съдържат всички формули, които могат да бъдат изпълнени в Excel, LibreOffice Calc и Google Drive.
Да ги знаеш наизуст е невъзможно, но да знаеш какво използваш най-много и от какво имаш нужда за работата си е от съществено значение.
Например някои основни операции са:
- Сумата от числата в клетките: = SUM (A1; B1) добавя две числа, докато = SUM (A1: A5) е сборът на всички клетки от A1 до A5.
- = СРЕДНО (A1; B1) е средната стойност на две числа; = СРЕДНО (A1: A10) е средната стойност на числата от A1 до A10.
Всяка формула може да бъде намерена и от менюто Вмъкване - Формула .
Можете също да комбинирате две функции и да създадете формула като например = ROUND ((SUM (A1: A10)); 0), за да закръгляте десетичните знаци от сумата на числата от A1 до A10.
Относно функциите, прочетете: Как да използвате формули за разчитане на Excel (COUNT и SUM)
3) Сортирайте данните с филтри и въртящи се таблици
След като въведете суровите данни и извършите всички изчисления, използвайки функциите и формулите, сега трябва да създадете различни начини за тяхното преглеждане.
Можете да сортирате серия от данни по колона: натиснете CTRL-A, за да изберете целия лист, отворете раздела Данни на лентата, натиснете „ Сортиране “ и изберете колоната и критерия, който може да бъде например по номер ред.
Винаги от менюто Данни можете също да вмъкнете Филтри, например, за да изключите дублиращите се елементи.
Обобщените таблици са разширени филтри, които се използват за филтриране на големи списъци с данни, които иначе биха били невъзможни за четене.
Въртящите се таблици ви позволяват да вземете някои части от данни, които да обобщите и да видите само няколко от тях, скривайки останалите.
В Excel създавате Pivot таблицата от менюто Insert, докато в LibreOffice Calc от менюто Data.
За да научите повече, на италиански има ръководства за:
- филтриране на данни в Excel
- Оборотни таблици в Libreoffice
- въртящи се таблици в Google Drive.
4) Създайте макроси за повтарящи се задачи
Работата с Excel може да бъде много скучна, защото често включва повтарящи се задачи.
За да избегнете извършването на една и съща работа всеки ден, можете да създадете макрос и да запишете нещата, които правите, така че компютърът да може да го прави сам.
Макросите са силна точка на Excel, докато в Libreoffice трябва да внимавате, защото някои макроси може да не са съвместими с Microsoft Office.
В Excel, LibreOffice и Google Drive е възможно да се създадат по-сложни макроси с скриптове за програмиране, които биха изисквали известно проучване.
Ето някои ресурси, за да започнете:
- Excel: Работа с макроси
- Excel Macro (на английски)
- LibreOffice: Първи стъпки с макроси
- Google Drive: Преглед на скриптове на Google Apps (само на английски език).
Всички тези функции са само върхът на айсберга на Excel и други програми. Използването на електронни таблици е друг професионализъм и дисциплина, в която можете да се потопите много дълбоко.
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: 6 най-полезни Excel функции за филтриране на данни и виждане на графики
