Цифровите документи, т.е. създадените с компютъра, се различават един от друг въз основа на файловия формат и програмата, използвана за писането им. Когато запазвате нов текстов документ с програма като Microsoft Word, можете да избирате от няколко формати на файлове.
Изборът е важен, защото ако този документ ще бъде изпратен на друг човек, бъдете сигурни, че той или тя може да го отвори със своята програма за писане, която може да бъде Microsoft Word или друга.
По-долу виждаме най-често срещаните формати, използвани от цифрови документи, т.е. видовете файлове, които могат да бъдат генерирани и създадени от текстообработващ механизъм като Word, LibreOffice Writer, Google Docs или други.
Същият тип разграничение се прилага и за файлови формати на електронни таблици, като тези, създадени с Excel, и презентации, като тези, създадени с Powerpoint .
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: Списък на алтернативни програми на Microsoft Office
1) .DOCX .XLSX .PPTX
Понастоящем .docx е файловият формат по подразбиране на Microsoft Word, въведен започващ с версията на Office 2007.
По време на излизането си той създаде много проблеми за тези, които използваха Office 2003 или предишни версии на Word, които не можеха да отворят docx файловете, без да инсталират допълнителен плъгин.
Спомням си всъщност, че през 2008 г. ръководството за отваряне на Docx файлове с Office 2003 стана най-търсената статия в този блог.
Форматът на Docx е много по-различен от .doc формат, защото това е компресиран архивен файл, базиран на XML (разширяем език за маркиране) и zip компресиране технологии.
Всъщност можете да опитате да отворите файл на Cox с програми като 7Zip или Winzip, за да видите как съдържанието, направено от много XML файлове, може да бъде извлечено в папка.
Docx файловете, компресирани, са много по-малки от doc файловете.
Освен това, тъй като това е набор от xml файлове, в случай че файлът docx се повреди, все още е възможно да възстановите част от съдържанието му.
Същото важи и за файлове, създадени с Excel, .XLSX и с Powerpoint, .PPTX.
2) .DOC .XLS .PPT
.Doc е предшественикът на .docx формат, който все още се използва широко, въпреки че вече не бива да е стандартът по подразбиране за запазване на програми като Word.
Последните версии на Office и други програми като LibreOffice ви позволяват да запазвате файлове в този формат, който следователно остава популярен и защитава от несъвместимости.
Да кажем, че ако искате да сте сигурни, че който получи документ, може да го прочете без проблеми, тогава е по-добре да го изпратите във формат .DOC, а не .DOCX.
3) .DOCM .XLSM .PPTM
DOCM файлът се описва като "макро-активиран Word документ".
Форматите с M са родени с Office 2007 и включват макроси или автоматизми.
Ако искате макросът в документа или електронната таблица или презентация да работи, тогава трябва да запазите този файл като DOCM, XLSM или PPTM.
Ако получите такъв файл по имейл, никога не го отваряйте, преди да го проверите с антивирус, защото макросите могат да съдържат много мощни вируси.
4) .DOTX .XLTX .POTX
Форматът "x" на документи Word, Powerpoint и Excel е по-нов файлов формат, който служи като шаблон за поддържане на последователен външен вид между различни документи.
По принцип, ако създавате документ и смятате да го харесвате и други, можете също да го запишете във формат DOTX, така че след това да започнете от това и да напишете друг със същия модел.
5) .DOT .XLT .POT
Предшественикът на формати като dotx е модел за други документи, написани с Office 2003.
6) .DOTM .XLTM .POTM
Подобно на X (dotx) формати, този формат се появи с излизането на Office 2007.
"M" в края показва, че моделът поддържа макро активиране.
Този тип файлове се използват само в бизнес контексти.
7) .ODT .ODS .ODP
ODT означава OpenDocument Text и е стандартният формат с отворен код за текстови документи.
Това означава, че повечето, ако не всички, програми за писане (включително Microsoft Word) трябва да могат да ги отварят.
Документът, записан в този формат с Office, трябва да изглежда идентичен в OpenOffice, в LibreOffice и във всяка друга програма.
Подобно на последното поколение файлови формати на Office, той се основава на XML.
ODS ODS (OpenDocument Spreadsheet) е еквивалент на файл в Excel, докато ODP (OpenDocument Presentation) на Powerpoint файл.
8) .ABW
ABW е форматът на файл, създаден с програмата AbiWord и не може да бъде отворен с Word.
9) .WPS
форматът WPS е този на файловете, създадени със старата програма Microsoft Works, която допреди няколко години беше предварително инсталирана безплатно на компютри с Windows.
WPS файловете могат да се отварят с Word или LibreOffice без проблеми.
10) .RTF (формат с богат текст)
RTF е универсалният формат на цифровите документи, този, който може да бъде отворен с всяка програма.
RTF файл може дори да бъде отворен с програмата Wordpad, включена в Windows и безплатно, дори ако част от форматирането може да бъде загубено.
RTF форматът също не може да съдържа MACRO (и следователно също е безопасен и винаги без вируси файл).
11) XLSB (Excel за двоичен файл)
Това е Excel формат, който ви позволява да компресирате файлове до 75%
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: 8 начина да изтеглите Microsoft Word безплатно (алтернативи)
