Тези, които използват Microsoft Outlook като имейл клиент, могат да организират имейл съобщения в различни папки в зависимост от вида на пощата, според подателя или датата. При получаване на многобройни имейли е важно да ги организирате в различни папки, но също толкова важно е това разпределение да е автоматично, така че винаги знаете в коя категория да търсите определени видове съобщения.
В услугите на web.mail като Google Mail, Yahoo Mail, Hotmail и други е възможно да се създават автоматични филтри за имейл съгласно определени правила.
Също така в програмата Microsoft Outlook е възможно да се създават филтри и правила за автоматизиране на организацията на входящи писма в конкретни папки .
Описаният процес се прилага за всички видове правила за електронна поща в Outlook.
Например, ако се абонирате за бюлетина, за да получавате статии в Navigaweb по имейл (от формата за регистрация вдясно), може да искате имейлите от „ pom-heyweb “ да бъдат каталогизирани в конкретна папка, може би наречена „ компютърни новини ".
1) Отидете на раздела Инструменти и изберете опцията Правила и предупреждения .
2) В секцията Правила за електронна поща натиснете бутона за ново правило (или Промяна на правило, ако модифицирате съществуващо).
3) Под секцията Организиране изберете основното изискване (в този случай може да бъде, преместете съобщения от конкретен потребител в папка ).
4) В долната част на прозореца има раздел, озаглавен „ Стъпка 2 “ с фразата Прилагане на правилото, когато пристигне съобщение, изпратено от ....
В това изречение трябва да кликнете върху различните връзки, написани в синьо и да промените опциите според вашите нужди.
След това кликнете върху „ потребители “ и посочете имейл адресите, които да се използват като филтър (в нашия пример, адресът на navigaweb.net, с който се получават статиите).
Списъкът показва само хората, добавени в адресната книга, следователно, трябва да се уверите, че сте добавили имейл адреса към контактите, преди да го изберете.
След това кликнете върху „ преместване на съобщението в избраната папка “ и изберете папката, в която да намерите автоматично филтрираните имейли.
В този случай можете да създадете нова папка от прозореца за избор.
5) Щракнете върху Next и по желание прецизирайте правилото, като добавите други параметри.
Например, включване в темата само на съобщения с някои конкретни думи.
6) Напред и посочете всички изключения от правилото.
7) Дайте име на автоматизирания филтър и щракнете Finish .
Първо, обаче, може да е удобно да поставите кръста върху опцията да се прилага към вече налични съобщения и при активно правило .
Това гарантира, че нови и минали съобщения, които отговарят на правилото, се преместват в съответната папка .
Ако искате да съкратите процеса, ако не се нуждаете от по-подробно правило, можете да направите същото по-бързо, като щракнете върху съобщение от входящата кутия и изберете Създаване на правило .
Това прави много по-лесно да изберете условия и да конфигурирате филтър, който автоматично премества съобщенията в конкретни папки на Outlook.
