В офиса или на работа много пъти се оказваме с два документа със същото заглавие и същия размер, без да можем ефективно да различим един от другия. Преди да направим бедствия и да изпратим или споделим грешен документ, можем да използваме един от методите, описани по-долу, за да сравним текстове и документи Word и PDF, за да видим разликите и да ги унифицираме, така че да няма твърде много различни версии на един и същи файл и да получим окончателния документ с всички вече приложени промени. Ето защо в това ръководство ще ви покажем как да сравните два подобни Word или PDF документа, използвайки както инструментите, предоставени от Microsoft Office и Adobe Reader, така и програмите и сайтовете, които ви позволяват да извършите тази проверка напълно автоматично, без да се налага да плащате евро.
Как да сравним Word документи
Ако имаме два еднакви Word файла и наистина искаме да открием разликите в текста, просто отворете първия документ с Word, след това натиснете нагоре в менюто Review и накрая натиснете бутона Сравнение .
Натискането на бутона Сравняване в падащото меню ще отвори нов прозорец, където ще трябва да заредим втория документ, който трябва да бъде сравнен. За да работи сравнението, двата файла трябва да имат еднакво или подобно име, достатъчно, за да задействат сравнението. В края на качването ще се появи нов прозорец, разделен на 4 части, в който ще можем да видим промените в лявата част (колона Ревизии), оригиналния текст в центъра и различните версии на същия в дясната част. Като добавим или модифицираме ревизии, ние ще можем да съберем всичко в един документ, готов да бъде отпечатан или записан на нова позиция.
Ако от друга страна искаме директно да интегрираме ревизиите в оригиналния ни документ, натискаме върху Ревизии, след това върху Сравнение и след това върху Комбиниране : ще можем да качим оригиналния документ и документите, променени от нашите сътрудници, така че да можем да комбинираме всички промени в един документ окончателно.
За ревизии на малки документи можем да използваме и функцията Tile, присъстваща в менюто View .
С помощта на бутоните Нов прозорец и Разделяне можете да разделите прозореца на Word, за да заредите нов документ, за да отключите и бутоните Плочка, Непрекъснато превъртане и Нулиране на позицията на прозореца . Очевидно с тези функции сравнението ще бъде всички ръчни, ще трябва внимателно да прочетем и двата документа, за да открием веднага разликите.
Ако нямаме инсталиран Microsoft Word на нашия компютър, можем да разчитаме на безплатния пакет LibreOffice. След като бъде изтеглен на нашия компютър, ние отваряме програмата LibreOffice Writer (безплатната Word), отваряме първия документ, след това натискаме нагоре в менюто Edit, след това върху Reitions и накрая на сравни документа .
По този начин ще можем да сравним всички ревизии, открити от програмата, и да обединим или модифицираме, когато е необходимо, така че да можем да генерираме окончателния документ.
Как да сравним PDF документи
Ако трябва да сравним два идентични PDF документа, Adobe Acrobat Reader предоставя специален, но платен инструмент; ако не искаме да харчим пари, можем да разчитаме на онлайн приложението на PDF24 Tools, което ви позволява да качите двата PDF файла и да ги сравните.
Всичко, което трябва да направим, е да натиснете върху Изберете файла в секцията Първи файл, да заредите оригиналния PDF файл, натиснете Изберете файла във втория раздел и да заредите модифицирания или преработен PDF файл. Сайтът ще прочете и двете и ще ни покаже разликите между двата файла, за да можем да решим какво да запазим и какво да коригираме, ако е необходимо. В края на работата можем да изберем дали да обединим файловете или да генерираме нов безплатен PDF файл с всички наши одобрени промени, така че да можем да получим един PDF документ, готов да бъде отпечатан или споделен с колегите.
В допълнение към локалните файлове сайтът ви позволява също да качвате документи, съхранявани в облака, по-специално файловете, налични на Dropbox или Google Drive.
Като алтернатива можем да използваме уеб приложението, предоставено от Daftable Online.
И в този случай, всичко, което трябва да направим, е да заредим двата файла в предлаганите две кутии, като натиснете съответните бутони Избор на файл, след което натиснете Сравнение отдолу. Сайтът ще качва нашите PDF файлове и ще започне сравнението, като веднага ни показва разликите и ни позволява да модифицираме или комбинираме онези, които сметнем за подходящо да добавим или премахнем към оригиналния документ, с който разполагаме.
Сайтът е много практичен, той също поддържа документи на Word (така че можем да го използваме като безплатна алтернатива на Office), но в момента има ограничение: не можем да качваме документи, по-големи от 10 MB и с повече от 300 страници, така че по-добре коригирайте съответно ако имаме толкова големи файлове.
Заключения
Сравняването на Word и PDF файлове като цяло е много просто, въпреки наличието на платени инструменти (Microsoft Office и разширението за Adobe Acrobat Reader), можем да сравним текстове и документи на Word и PDF, за да видим разликите и да ги унифицираме с LibreOffice и с някои онлайн сайтове, които предлагат валидни инструменти, достъпни за всички и лесни за използване дори за потребители, които не са много запознати с PC и технологията като цяло.Все още по темата за сравненията, можем да продължим да четем в нашето ръководство за това как да намерите дублиращи се файлове на вашия компютър, как да намерите разлики между изображенията .
Ако вместо това искахме да сравним две очевидно подобни таблици на Excel, можем да прочетем пълната ни статия за това как да сравним две таблици на Excel .
Не знаем дали да използваме Office или LibreOffice за нашия бизнес "> По-добри функции на LibreOffice в сравнение с Microsoft Office.
