Колко пъти трябваше да попълваме ръчно букви, етикети или покани с различна информация за всеки от тях: по принцип трябва да копираме буквата или шаблона на етикета на целия лист (фиксирани данни) и да попълним всяко с различни данни за въвеждане (гъвкави данни). Тази операция може да бъде много досадна и повтаряща се, но за щастие програмите, използвани за писане и управление на данни, ни дават чудесна ръка с обединяването на пощата, което ни позволява да репликираме гъвкави данни в модели, създадени с фиксирани данни, така че да се генерират еднократно всички билети, писма или етикети с всички необходими данни. В това ръководство виждаме как да правим сливане по пощата на Word, Excel и LibreOffice, така че можете да избирате от време на време най-добрата програма, която да направи това на нашия компютър.
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: Обединяване на поща в Gmail за изпращане на персонализирани имейли до множество контакти
Как да направите сливане по пощата
Ако трябва да създадем многобройни разпечатки с фиксирани данни и гъвкави данни, просто прочетете следващите глави, за да можем да постигнем целта, без да се налага да пишем ръчно всички данни, значително ускорявайки отпечатването на букви, билети, етикети и т.н.Как да направите сливане на поща с Word и Excel
За да създадем обединяване на поща, започваме да пишем неподвижната част от нашия документ в Word: можем да получим помощ при реализирането на моделите, предлагани от програмата Office, така че да имаме база, от която да започнете.
След като фиксираната част е завършена, трябва да посочим отпечатъците за сливане на документа, т.е. частите, които трябва да бъдат попълнени с гъвкави данни. Кликнете в горната част на менюто Letters, след което щракнете върху Start Start Merge -> Wizard Wizard .
Странична лента ще се отвори вдясно от документа, където ще се ръководим при създаването на обединението на пощата: избираме вида на печат, който ще бъде направен ( Писма, имейли, пликове, етикети или списък ), натискаме надолу нататък, избираме Използване на документа текущо или Променете подредбата на документа (програмата ще генерира полетата, които ще бъдат попълнени от себе си), натиснете отново на Next и в следващия раздел изберете Създаване на нов списък за генериране на гъвкави данни.
За удобство можем да използваме и Excel, много по-подходящ за генериране на данни за обединяване на поща; оставяйки документът на Word да бъде спрян за момент, ние отваряме Excel и започваме да вмъкваме данните, които да се използват за сливане на поща в различните редове и колони.
За целта можем да създадем и проста таблица, за да направим всичко възможно най-подредено и да улесним задачата веднъж в Word.
След като създадохме документа на Excel с гъвкави данни и запазихме електронната таблица, да се върнем към документа на Word и в страничната лента да отидем в секцията за избор на данни, за да можем да натиснем бутона Преглед .
Ще се отвори прозорец, където просто трябва да изберем създадения преди това документ в Excel; след това програмата ще ни попита дали искаме да използваме настоящата таблица или искаме да изберем ръчно данните, които ще се използват.
По този начин ще създадем получателите на сливането на пощата, което ще се появи в специалния прозорец.
Всичко, което трябва да направим, е да проверим въвеждането на данни и накрая щракнете върху OK .
За да заключим, ще трябва да щракнете върху Напред в лентата от дясната страна, да изберете подредбата на етикетите, генерирани от данните (внимавайте, за да съвпадат с частта, която искаме да бъдем попълнени от гъвкавите данни!), Натиснете отново нататък, проверете пликовете един по един, буквите или етикетите, генерирани от Word и накрая се отпечатват на последния екран с клавиша Print (след като сте натиснали последния път на Next ).
Ако не сме доволни от резултата, можем също да редактираме отделните етикети, букви или пликове, създадени с помощта на бутона Редактиране на отделни етикети, присъстващи в последния екран на съветника.
Как да направите сливане по пощата на LibreOffice
Ако нямаме възможност да използваме Microsoft Office на нашия компютър, винаги можем да инсталираме безплатния пакет LibreOffice, с който можем да извършим обединяването на пощата (наричано тук сериен печат).Отваряме програмата LibreOffice Calc и вмъкваме всички гъвкави данни, които ще се използват при последващия сериен печат, като внимаваме да ги поръчаме в таблица.
Запишете електронната таблица и отворете програмата LibreOffice Writer, започнете да пишете или създавате фиксирания модел, който да се използва за сливане на поща, след това отворете менюто Инструменти и щракнете върху елемента Печат последователно .
От този екран можем да изберем дали да започнем от вече отворения документ или да качим друг документ или модел, изтеглени от Интернет ; след като направите своя избор, натиснете надолу Next, изберете дали да създадете писмо или имейл съобщение и натиснете отново Next, за да се озовете в най-важния екран, където можете да въведете блока от адреси.
Сега щракнете върху Избор на списък с адреси и в новия прозорец щракнете върху Добавяне, за да можете да добавите електронната таблица, създадена преди това с Calc (по-специално на въртящата се таблица, създадена за сортиране на данните).
След като се заредят гъвкавите данни, натиснете Друго, за да изберете формата на данни, след което изберете Комбиниране на полета, за да можете да изберете кои данни да използвате в избрания формат.
Сега натискаме OK, проверяваме дали всички генерирани документи имат данните, които сме качили, след това натискаме отново Next, избираме най-подходящата форма на поздрав, натискаме отново Next и коригираме оформлението на данните в документа, за да можем визуализирайте крайния резултат.
Ще се върнем към документа на Writer, този път разделен на толкова много документи, колкото има отпечатъци (ще видим, че в горната част се появява нова лента с инструменти). За да стартирате процеса на печат, просто натиснете иконата за съставяне на документи .
Заключения
Сливането на поща може да бъде много полезно в офиса, когато трябва да изпратим един документ до няколко души и всъщност трябва да променим само приветственото съобщение, заглавката и окончателните поздрави за всеки от тях. Също така може да бъде много полезно в дома за изработване на покани за сватба, специални покани или персонализирани билети за всеки гост: Следвайки стъпките, които сме илюстрирали, ще можем да се обединим с помощта на Word и Excel (налични като платени програми) и LibreOffice (наличен безплатно).Не знаем как да правим етикети на Word "> Как да правим етикети с Word.
Ако вместо това трябва да направим фактура с помощта на Excel, ви каним да прочетете нашата статия Как да създадете фактура с Excel от нулата, просто и персонализирано .
Като последно четене ви съветваме да разгледате Как да отпечатаме визитки с Word или LibreOffice, наистина полезни, ако се нуждаем от многобройни визитни карти с фиксирани данни.
