За всеки, който трябва да създаде фактура, за да поиска парите за работа като фрийлансър или консултант или за компания, тук виждаме как да създаде персонализирана фактура в Excel, просто, като се започне от бял лист, без след това да се използва шаблон готов.
Създаването на фактура в Excel е сравнително проста работа, просто трябва да подготвите таблица, да зададете някои правила, да добавите необходимата информация и след това, ако искате да свършите по-техническа работа, също да добавите известна автоматизация на изчисленията. Очевидно е възможно да използвате вече подготвен от експерти шаблон на фактура, да го изтеглите и да го персонализирате. Някои модели вече са налични в Excel, отварят нов лист и след това отиват в раздела File и търсят фактури в полето за търсене. Други модели са достъпни на специализирания сайт Безплатни фактурни шаблони или на други сайтове с модели на Excel, за да изтеглите безплатно .
В този случай обаче преминаваме към стъпките за създаване на обикновена фактура за Excel от нулата (ръководството работи и с LibreOffice Calc ).
ПРОЧЕТЕТЕ СЪЩО: 10 безплатни програми за фактуриране и счетоводство за самостоятелно заети и малки предприятия
За да направите обикновена фактура в Excel, необходимата информация е:
Сега трябва да променим размера на някои от колоните и редовете, за да имаме повече място за писане на по-дълга информация, като например описания на обекта за продажба. За да промените размера на даден ред или колона, щракнете върху него и го плъзнете с мишката. По подразбиране редовете са зададени на височина 20 пиксела, а колоните са зададени на ширина от 64 пиксела. За оптимизирана конфигурация можете да промените размера на колоните и редовете по този начин:
Ред 1 трябва да съдържа името на продавача и думата „Фактура“. Допълнителното пространство ви позволява да увеличите размера на шрифта на това заглавие, за да имате по-добро графично изобразяване, което привлича вниманието на получателя. Колона А съдържа повечето от важната (и най-дългата) информация във фактурата: данни за купувача и продавача, описание на артикула и начин на плащане. Колона Б съдържа датите. В колона C ще напишем номера на фактурата, датата на фактурата, индивидуалната цена на всеки изброен артикул и общата дължима сума.
В колона А редове 4, 5, 6 и 7 въвеждаме адреса (разделен на два реда), телефонен номер, ДДС номер и данъчен код
В колона B редове 4 и 5 напишете " DATA: " и " INVOICE NO .: " с удебелен текст и подравнете текста вдясно. Колони 4 и 5 на колона С са интервалите, където трябва да се впишат датата и номерът на фактурата.
Накрая за последната част от основната информация ще вмъкнем текста „ Фактура А: “ (с удебелен шрифт) в колона А, ред 9 . Редове 10, 11, 12 и 13 могат да се използват за въвеждане на данни за получатели.
След това се присъединете към колоните A и B в ред 15 (изберете двете клетки и след това натиснете бутона Сливане в горната част), така че да напишете заглавие за изброените елементи, които могат да бъдат изброени в колона А от ред 16 до 30) дати за бягство (колона Б, редове 16-30). След присъединяването на колони A и B в ред 15, дайте на клетката граница от всички страни (използвайки бутона за рамка в раздела Font на раздела Home ), може би също използвайки светлосив цвят или друг цвят. Направете същото и за клетка C15.
В първата клетка на ред 15 напишете DESCRIPTION и подравнете текста в центъра. В C15 напишете ЦЕНА, като поставите и двата удебелени за заглавка на таблицата. Избираме интервала от ред 16 до ред 30 на колони А и Б, за да добавим долна граница. Клетките на колона С от 16 до 29 могат да бъдат заобиколени от лява и дясна граница.
Маркирайте клетката C30, придайте й граници около цялата клетка и градиент на цвета, така че да се откроява. Отляво (след това B30) напишете ОБЩО и подравнете отдясно.
Това завършва структурата на фактурата, с възможност за добавяне на друг ред в зависимост от броя на продуктите. което трябва да изглежда така.
По същия начин маркирайте клетките C16-30 и изберете опцията " Валута ", за да форматирате цените в евро.
За да добавим автоматично всички отделни суми и да ги накараме да се отразят в създадената от нас клетка " Общо ", изберете клетката (C31 в този пример) и въведете следната формула:
= SUM (С16: С29)
Сега, като попълните ценовите полета, общата клетка ще бъде автоматично попълнена със сумата .
Продължавайки, вмъкнете текста „ Начин на плащане: “ в A34 или друга информация в зависимост от това, от което се нуждаете, например като въведете формите за плащане, приети за плащане на фактурата или изключения от ДДС или други важни бележки.
Вдясно от ценовата колона можете да добавите графата за изчисляване на общата цена с включен ДДС, като в първата колона цената, без ДДС или облагаема с данък. За да добавите 22% ДДС, колоната с обща цена трябва да има следната формула: = C16 * 1.22 . От долния десен ъгъл изтеглете надолу до общото, за да разширите формулата до останалите клетки. Можете също така да добавите колона Е с написаното върху нея ДДС (22%) и след това да използвате формулата в колона D от типа: = C16 * E16 + C16 .
За финал, не забравяйте да добавите благодарност към долния ред.
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: Безплатни и пълни програми за електронни фактури
Създаването на фактура в Excel е сравнително проста работа, просто трябва да подготвите таблица, да зададете някои правила, да добавите необходимата информация и след това, ако искате да свършите по-техническа работа, също да добавите известна автоматизация на изчисленията. Очевидно е възможно да използвате вече подготвен от експерти шаблон на фактура, да го изтеглите и да го персонализирате. Някои модели вече са налични в Excel, отварят нов лист и след това отиват в раздела File и търсят фактури в полето за търсене. Други модели са достъпни на специализирания сайт Безплатни фактурни шаблони или на други сайтове с модели на Excel, за да изтеглите безплатно .
В този случай обаче преминаваме към стъпките за създаване на обикновена фактура за Excel от нулата (ръководството работи и с LibreOffice Calc ).
ПРОЧЕТЕТЕ СЪЩО: 10 безплатни програми за фактуриране и счетоводство за самостоятелно заети и малки предприятия
За да направите обикновена фактура в Excel, необходимата информация е:
- Данни за продавача
- име
- Адрес и пощенски код
- Телефонен номер
- ДДС номер P
- Данъчен кодекс
- Данни за купувача
- име
- Адрес и пощенски код
- P ДДС
- Данъчен кодекс
- Дата на фактура
- Номер на фактура
- Описание на продаваната услуга или продукт
- Цена на артикула (на един продукт или услуга)
- Обща дължима сума
- Начин на плащане
Подгответе листа за фактури с Excel
След това отворете празен лист в Excel и незабавно изтрийте решетките, за да работите с чист лист. За да направите това, отидете на раздела " Оформление на страницата" и премахнете отметката от "Решетка " в селекцията "Преглед".Сега трябва да променим размера на някои от колоните и редовете, за да имаме повече място за писане на по-дълга информация, като например описания на обекта за продажба. За да промените размера на даден ред или колона, щракнете върху него и го плъзнете с мишката. По подразбиране редовете са зададени на височина 20 пиксела, а колоните са зададени на ширина от 64 пиксела. За оптимизирана конфигурация можете да промените размера на колоните и редовете по този начин:
- Ред 1: 45 пиксела
- Колона А: 385 пиксела
- Колона В: 175 пиксела
- Колона С: 125 пиксела
Ред 1 трябва да съдържа името на продавача и думата „Фактура“. Допълнителното пространство ви позволява да увеличите размера на шрифта на това заглавие, за да имате по-добро графично изобразяване, което привлича вниманието на получателя. Колона А съдържа повечето от важната (и най-дългата) информация във фактурата: данни за купувача и продавача, описание на артикула и начин на плащане. Колона Б съдържа датите. В колона C ще напишем номера на фактурата, датата на фактурата, индивидуалната цена на всеки изброен артикул и общата дължима сума.
Предварителна информация за фактура
В колона Ред 1 въведете името, с по-голям размер на шрифта (18 pt може да отиде) и удебеляване на текста, така че да е по-ясно. В колона B ред 1 напишете „Фактура“, за да направите веднага какъв е този документ. като размер на шрифта можете да поставите 28pt и като стил на писане можем да го направим всичко в големи букви и, може би, да променим цвета със сиво.В колона А редове 4, 5, 6 и 7 въвеждаме адреса (разделен на два реда), телефонен номер, ДДС номер и данъчен код
В колона B редове 4 и 5 напишете " DATA: " и " INVOICE NO .: " с удебелен текст и подравнете текста вдясно. Колони 4 и 5 на колона С са интервалите, където трябва да се впишат датата и номерът на фактурата.
Накрая за последната част от основната информация ще вмъкнем текста „ Фактура А: “ (с удебелен шрифт) в колона А, ред 9 . Редове 10, 11, 12 и 13 могат да се използват за въвеждане на данни за получатели.
Подробности за продукта или услугата
За да добавим фактурираните продукти и услуги, трябва да добавим още няколко реда към листа.След това се присъединете към колоните A и B в ред 15 (изберете двете клетки и след това натиснете бутона Сливане в горната част), така че да напишете заглавие за изброените елементи, които могат да бъдат изброени в колона А от ред 16 до 30) дати за бягство (колона Б, редове 16-30). След присъединяването на колони A и B в ред 15, дайте на клетката граница от всички страни (използвайки бутона за рамка в раздела Font на раздела Home ), може би също използвайки светлосив цвят или друг цвят. Направете същото и за клетка C15.
В първата клетка на ред 15 напишете DESCRIPTION и подравнете текста в центъра. В C15 напишете ЦЕНА, като поставите и двата удебелени за заглавка на таблицата. Избираме интервала от ред 16 до ред 30 на колони А и Б, за да добавим долна граница. Клетките на колона С от 16 до 29 могат да бъдат заобиколени от лява и дясна граница.
Маркирайте клетката C30, придайте й граници около цялата клетка и градиент на цвета, така че да се откроява. Отляво (след това B30) напишете ОБЩО и подравнете отдясно.
Това завършва структурата на фактурата, с възможност за добавяне на друг ред в зависимост от броя на продуктите. което трябва да изглежда така.
Правила, формули и автоматизми
Ако датите са написани в колона Б, редове 16-29, изберете тези клетки и натиснете полето " Формат на номера " в секцията " Номер " на раздела " Начало ". След това изберете формата на датата в числа, така че това поле винаги да е правилно написана дата.По същия начин маркирайте клетките C16-30 и изберете опцията " Валута ", за да форматирате цените в евро.
За да добавим автоматично всички отделни суми и да ги накараме да се отразят в създадената от нас клетка " Общо ", изберете клетката (C31 в този пример) и въведете следната формула:
= SUM (С16: С29)
Сега, като попълните ценовите полета, общата клетка ще бъде автоматично попълнена със сумата .
Продължавайки, вмъкнете текста „ Начин на плащане: “ в A34 или друга информация в зависимост от това, от което се нуждаете, например като въведете формите за плащане, приети за плащане на фактурата или изключения от ДДС или други важни бележки.
Вдясно от ценовата колона можете да добавите графата за изчисляване на общата цена с включен ДДС, като в първата колона цената, без ДДС или облагаема с данък. За да добавите 22% ДДС, колоната с обща цена трябва да има следната формула: = C16 * 1.22 . От долния десен ъгъл изтеглете надолу до общото, за да разширите формулата до останалите клетки. Можете също така да добавите колона Е с написаното върху нея ДДС (22%) и след това да използвате формулата в колона D от типа: = C16 * E16 + C16 .
За финал, не забравяйте да добавите благодарност към долния ред.
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: Безплатни и пълни програми за електронни фактури
