PDF форматът вече е стандартът на цифровите документи, тъй като поддържа форматирането, графиките и таблиците на всеки тип компютър се отварят (благодарение на специалните програми за управление на PDF; от които най-известният със сигурност е Adobe Acrobat Reader), Но ако често генерираме файлове с Wold, Excel и PowerPoint за работа, абсолютно трябва да имаме под ръка валидни инструменти, за да можем да преобразуваме тези файлове с документи в PDF, бързо, бързо и преди всичко съвместими. Ето защо в това ръководство сме събрали всички методи, инструменти и програми за преобразуване на документи от Office в PDF ; много от тези методи вече са интегрирани в операционната система или Office Suite, но ако искаме да получим професионални резултати от преобразуването, можем да използваме и конкретни безплатни програми за преобразуването.
ПРОЧЕТЕТЕ СЪЩО: Как да конвертирате Office документи в PDF
Как да конвертирате DOC, XLS и PPT файлове в PDF
За ефективно преобразуване на DOC, XLS и PPT файлове в PDF, препоръчваме ви да прочетете всички глави по-долу, така че да намерите тази, която отговаря на нуждите на работата или дома ви. Всички описани методи или програми са безплатни: няма да се налага да харчим едно евро за конвертиране на Office файлове в PDF!Виртуален принтер в Windows 10
Windows 10 ви позволява да "отпечатвате" всеки тип документ, отворен в Office директно в PDF. За да се възползвате от тази функционалност, просто натиснете CTRL + P вътре в използваната програма Office (Word, Excel, PowerPoint и т.н.), след което изберете виртуалния принтер, наречен Microsoft Print в PDF .
След като изберете принтера, щракнете върху бутона Печат в горната част; ще се появи прозорец на файловия мениджър, в който ще трябва да изберем папката за запазване и името, което ще бъде дадено на файла (което ще бъде записано в PDF формат). За да получим действителния файл, трябва само да натиснем Save, за да генерираме PDF файла на документа, отворен в този момент.
Експорт в PDF на Office 2010 или по-нова версия
Ако използваме Office 2010, 2013 или по-нова версия, можем да запишем всеки PDF файл без използване на допълнителни програми или без използване на виртуални принтери. За да направите това, всичко, което трябва да направим, е да отворим или да създадем документа в една от програмите на Office, след това да отидем в менюто File и да изберете Save As ; от реда Запиши, както сме избрали, сред множеството налични формати, PDF формат. Преди да запазите, можете също да изберете дали да намалите размера на PDF файла (идеално, ако той трябва да бъде изпратен по имейл или публикуван в Интернет) или дали да го поддържате нормално.
В Office 2019 можем да експортираме директно в PDF, запазвайки оригиналното форматиране на документа; За да направите това, щракнете върху менюто Файл в горната част, отидете на Експорт и кликнете върху Създаване на PDF / XPS . Ще се отвори нов прозорец на файловия мениджър, където можем да изберем пътя, където да запишем файла, неговото име и вида на PDF файла, който ще бъде създаден.
В допълнение към бутоните Оптимизиране за бутоните, можем да персонализираме създаването на PDF файлове, като кликнете върху Опции . За да създадем действителния PDF файл, трябва само да кликнете върху Публикуване .
Експорт в PDF на LibreOffice
Ние използваме безплатния пакет LibreOffice като алтернатива на Microsoft Office ">Прозорецът на мениджъра на файлове на операционната система ще се отвори отново, където ще трябва само да изберем пътя за запазване и името на PDF файла, който ще бъде създаден.
Виртуални PDF принтери
Ако имаме Windows 7 като операционна система, можем да конвертираме DOC, XLS и PPT файлове в PDF, използвайки виртуални принтери за създаване на PDF. Най-добрата програма от този тип определено е doPDF, предлага се безплатно.
Тази лека и бърза програма се инсталира така, сякаш е нов принтер и се използва по подобен начин на тази, интегрирана в Windows 10: стартирате процеса на печат в програмата на Office (с CTRL + P) и избирате doPDF като виртуален принтер, така че за да създадете PDF файл.
В сравнение с методите, които се виждат досега, тази програма ви позволява да персонализирате някои аспекти на PDF, като например информацията на документа и качеството на преобразуването (за генериране на по-малки файлове): затова можем спокойно да го използваме дори в Windows 10 като алтернатива на интегрирания принтер и настоящия инструмент вътре в пакета на Office.
За да задълбочите дискусията, ви каним да прочетете нашето ръководство за най- добрите виртуални принтери, за да създадете pdf от документи и уеб страници, безплатни за Windows .
Конвертирайте множество файлове в Office в PDF
Ако имаме много DOC, Excel и PPT документи, които да преобразуваме в PDF всички заедно, можем да използваме безплатната програма DocuFreezer.
Програмата ви позволява да зареждате всякакъв вид документи, генерирани с Office (и не само) и да конвертирате групи от файлове в PDF; за да го използвате, трябва само да плъзнете файловете в интерфейса (или да използвате бутона Добавяне на файлове ), изберете формата PDF като тип на изходния файл и щракнете върху бутона Старт горе вдясно, за да стартирате многократното преобразуване.
Заключения
Както видяхме, ние разполагаме с различни методи и програми за преобразуване на DOC, XLS и PPT файлове в PDF безплатно, просто трябва да изберем този, който най-добре отговаря на нуждите ни от работа.Ако от друга страна искаме да извършим обратния процес, т.е. преобразуване на PDF в документи в Office, ние ви каним да прочетете нашето ръководство за най -добрите програми за конвертиране на PDF в документи . Ако, от друга страна, трябва да подпишем важни PDF файлове, съветваме ви да прочетете нашата статия за това как да подписвате PDF файлове и документи на PC, Mac Android, iPhone, iPad .
