Един от най-честите терори, когато правим документи с пакета на Office, е загубата на цялата работа, извършена до този момент поради внезапно прекъсване на захранването или грешка в Windows, с принудително рестартиране. Тези сценарии са все по-редки и по-редки, но можем да защитим работата, извършена чрез програмиране на Word, Excel и PowerPoint за автоматично записване на документа, докато все още го правим: действайки по този начин, в най-лошия случай ще загубим само последните моменти преди проблема или спиране на тока. След това в това ръководство ще ви покажем как да активирате автоматично записване на файлове в Word, Excel и PowerPoint, така че винаги да защитавате работата, извършена в офиса или у дома; ако това не е достатъчно (излагаме на риск от повреда на файл), ще ви покажем и как да използвате историята на файловете, за да можете да възстановите стара версия на файла, така че винаги можете да започнете отначало в добър момент и да избегнете необходимостта да започнете отначало.
ЧЕТЕТЕ СЪЩО -> Възстановете повредени, повредени или изгубени Word документи и файлове на Excel
1) Автоматично записване в Office 365
Ако имаме абонаментно копие на Office 365, автоматично записване е достъпно чрез качване на файла директно в OneDrive, OneDrive за бизнес или SharePoint Online (за компании): по този начин различните използвани програми на Office ще синхронизират всяка промяна, направена в файлове (на интервали от няколко секунди), така че никога не трябва да се притеснявате за проблеми. Ето защо, първо, ние активираме клиента OneDrive на нашия компютър с Windows 10, търсейки иконата му в долния десен ъгъл или търси елемента OneDrive в менюто Старт.
Ако имаме предишни версии на Windows или използваме Mac, изтегляме OneDrive.
След като синхронизираната папка OneDrive е активирана, нека да отидем на използваната програма на Office, започнете да пишете документа ( Ново ), след това кликнете върху File -> Save в горната част и изберете OneDrive -> Personal folder като път. Файлът ще бъде незабавно записан в облака и в горната част на прозореца ще видим бутона за автоматично запазване .
В друга статия ръководството за синхронизиране на папки в Onedrive.
При активен бутон няма да се налага да се притесняваме за спестяване на интервали от време, тъй като всичко е синхронизирано с облака (очевидно трябва да има интернет връзка). Ако искаме да възстановим стара версия на файла, просто кликнете върху бутона, запазен в OneDrive, горе вдясно и използвайте менюто Преглед на всички версии .
По този начин можем автоматично да запазваме и възстановяваме, ако е необходимо, дори в случай на проблеми с компютъра (винаги можем да продължим работата на друг компютър, конфигуриран с нашия акаунт в Office 365).
Ако все още нямаме Office 365, можем да се регистрираме за абонамент за услуга оттук -> Купете Office 365.
За основния пакет е налична и едномесечна пробна версия, така че можете да оцените всички предимства на абонамента за Office, вместо да купувате целия пакет за офлайн производство.
2) Автоматично запазване в офлайн версии на Office
Ако нямаме Office 365, но версия за безплатна продажба (с класическия лиценз с неограничена валидност), автоматичното запаметяване в облака не е налично, но винаги можем да приемем автоматично записване за офлайн файлове .
В този случай ще използваме ревизионната система, интегрирана в Office, така че да можем да запишем промени, които не записваме ръчно на по-кратки интервали (напомняме ви, че просто натиснете CTRL + B на клавиатурата, за да запазите незабавно постигнатия напредък).
За да активирате автоматично запазване на версии на дребно на Office, ние отваряме всеки документ с програми на Office, щракнете върху Файл в горната част и отидете на Опции -> Запиши пътя.
От този прозорец се уверяваме, че е посочено разширението на най-новите офис файлове (например docx, xlsx и т.н.), поставяме отметката под елемента Запазване на информацията за автоматично запазване на всеки, задаваме интервал от 1 минута (минимумът, който можем да зададем) и ние също така активираме елемента Дръжте последната версия автоматично възстановена, ако тя се затвори, без да запазвате .
Информацията за автоматично запаметяване ще бъде записана в пътя, посочен в полето Автоматично запаметяване на файла, който също може да бъде папка от всеки облак (ако сме синхронизирали OneDrive или Google Drive, можем да насочим промените там и по този начин да имаме непрекъснато архивиране).
За да възстановите файловете след затъмнение или системна грешка, просто отворете Office отново и използвайте инструмента за възстановяване на файлове, който ще извлече от архива, който сме конфигурирали по-рано. За съжаление, тази система запазва само промените, направени всяка минута: ако много бързо пишем, липсващата минута може да взриви доста документ, когато го възстановим.
3) Как да използвате историята на файловете на Windows
Ако искаме допълнителна система за архивиране, за да можем също така да възстановяваме файлове, повредени от грешки, внезапни рестартирания или злонамерен софтуер, можем да разчитаме на спасителната система, наречена File History, налична в Windows 10 (но също и на предишни версии на операционната система ).
За да активирате История на файловете в Windows, отворете менюто "Старт" в долния ляв ъгъл, потърсете настройки за архивиране и отворете първия елемент, който ще се появи в горната част; от новото меню задаваме резервно устройство (USB флаш, външен твърд диск или всеки мрежов ресурс), като щракнете върху Добавяне на устройство .
След добавяне на пътя за архивиране щракваме върху Още опции, избираме на всеки 10 минути в менюто „ Архивиране на файлове “ и накрая добавяме папката за архивиране (където сме запазили файловете в Office), като щракнете върху бутона Добавяне на папка .
Системата автоматично ще архивира на всеки 10 минути, така че винаги да имате копие от нашите документи в Office на отделен диск. За да научите повече за резервните системи, ви каним да прочетете ръководството по-долу.
ЧЕТЕТЕ СЪЩО -> Архивирайте потребителските папки, за да запазите личните данни в Windows
