Пакетът на Microsoft Office се състои от две от най-използваните програми в света, по някакъв начин много сходни: Access и Excel .
В началото Excel е по-повърхностен, по-лесен за използване и по-непосредствен, с електронна таблица, която трябва да бъде запълнена с числа или стойности, които могат да се отчитат автоматично.
Вместо това достъпът е по-сложен в началото, дори и след като разбра основите, той предлага възможността да се създаде маска, която е персонализиран графичен интерфейс, за да се вмъкнат стойностите в клетките, което става много по-удобно и по-удобно за потребителите.
И двете са работни и учебни програми за управление на данни и човек би могъл да попита кой от двата е по-добър и за кои нужди е по-добре да се предпочита едната пред другата.
Накратко, Excel е инструмент за анализ на данни за извършване на математически изчисления и статистически сравнения, които се представят също под формата на лесни за споделяне графики.
Access, от друга страна, е програма за управление на данни, истински мениджър на база данни, който може да се използва от няколко потребители едновременно, полезен за филтриране на стойности, показването им по структуриран начин и автоматизиране на определени операции и събития.
Excel превъзхожда анализа на числови данни .
Кривата на обучение за използване на Excel е доста кратка и вече се научите да използвате някои основни функции, като въртящи се таблици, можете веднага да извършите много операции.
Последните версии след това са пълни с предварително опаковани модели, само за да бъдат завършени.
Excel е отличен инструмент, когато има две или три електронни таблици за използване, вместо това става по-неудобно, ако размерът на базата данни се увеличи.
Поддържането на електронна таблица в Excel с хиляди, ако не и десетки хиляди записи става наистина по-трудно и с развитието на данните съществува риск от грешки при актуализиране на формули, графики и макроси.
В други статии, които видяхме, за Excel:
- Как да използвате електронните таблици на Excel
- 4 операции, които да можете да правите, когато работите с Word и Excel
- Най-добрите шаблони на Excel, които можете да изтеглите безплатно за финансови и търговски операции .
В сравнение с Excel, който се фокусира върху числовите данни и последователности, Access е истинско решение за цифров архив за информация, която може да бъде извикана няколко пъти в рамките на програмата.
Кривата на обучение за Access е по-дълга, в смисъл, че за да започнете да го използвате, трябва да изучите поне основите и да разберете терминологията му.
Може би най-голямата разлика между Access и Excel е методът за задържане на данни.
Достъпът може да бъде редактиран по всяко време и можете да добавяте допълнителна информация, да редактирате, премахвате или филтрирате данни, без да оказвате влияние върху формулите и таблиците.
Въпреки това, когато използвате масивен набор от данни в Excel, има вероятност малка промяна да съсипе цялата таблица.
Достъпът достига крачка напред от Excel чрез използване на списъци за търсене и правила за валидиране за отделни полета на ниво таблица.
Референтната цялост между таблиците, която е тяхната връзка, се поддържа постоянно от Access, което осигурява смисъла на всяка информация.
Обобщаването на огромни бази данни е сравнително просто в Access, което ви позволява да филтрирате отделна информация незабавно, без въртящи се таблици.
В Access, очевидно по-малко използван от Excel поради първоначалната му сложност, в миналото бях написал предварително ръководство, базирано на Microsft Access, за да разбера как работи и за какво се използва .
Следователно няма по-добра или по-лоша програма, и двете са отлични инструменти, които да се използват последователно според нуждите и работата, която трябва да се свърши и поддържа.
Excel улеснява генерирането на персонализирани резултати с много гъвкаво форматиране и пояснения, които лесно можете да добавите навсякъде.
Ако обаче трябва да се поддържат данни и взаимоотношения във времето, електронните таблици могат да станат наистина ограничаващи, така че Access влиза в игра.
Хибридно решение, при което данните от база данни на Access се експортират или копират в Excel, със сигурност е най-доброто.
Програмите се интегрират помежду си и е възможно както да импортирате данни на Access в Excel, така и обратно, да попълните Access с помощта на вече съществуващите таблици на Excel (вижте ръководството на Microsoft).
Въпреки че Excel не е база данни, тя все още се използва широко за съхранение на данни.
Excel обаче е база данни от единични файлове, а не релационна база данни като Access, където данните на различните таблици са свързани заедно и автоматично се променят в зависимост от определени събития.
Когато прости таблици трябва да се развият в множество свързани таблици с данни, Access е първият избор.
След като данните са в Access, можете да добавите няколко таблици и да ги обедините заедно, да създадете заявки или изгледи, да определите структурата и типовете данни.
Няма съмнение, че Access е богат на функции продукт, въпреки че първото въздействие може да изглежда обезсърчително.
