В офисната работа има две програми, които се използват най-много: Word и Excel. Това, че сте добри с тези две програми, не означава нито да вземете европейски лиценз, който е сертификат без практическо значение, нито да знаете как да използвате всяка отделна опция на програмите на Office.
Важното е да знаете как да използвате някои ключови функции за съставяне на документи и работа с електронни таблици, за да бъдете бързи и способни в най-честите ежедневни операции.
Ето 4 основни операции, които можете да направите с Word и Excel, които интегрират други ръководства, вече написани в този блог.
1) Вече обяснихме по отношение на Excel 4 неща, които да можем да направим, за да станем добри с електронните таблици .
По този повод ние подаваме тази статия, която говори за автоматичното попълване на клетките, което е важна операция, която трябва да знаете, за да работи на всяко ниво.
За да използвате автоматично попълване, просто въведете число в клетка и следващото веднага по-долу.
След това натиснете мишката върху ъгъла на втората клетка, където има подчертан малък квадрат, и плъзнете надолу, като натиснете, за да видите, че останалите клетки са изпълнени с последователни числа.
Последователностите могат да бъдат числа, дати или дори по-сложни формули.
Например, ако имате няколко колони от числа, можете да усредните всички стойности на тази колона, като напишете относителната формула в долната клетка.
За да изчислите средното число на останалите колони, просто използвайте системата за автоматично попълване, като плъзнете квадрата в празните клетки до него, за да направите същото изчисление и в долната част на всяка друга колона.
Когато освободите мишката, след като плъзнете ъгъла на запълнената колона върху празните, ще имате средната стойност на числата за всяка клетка.
За да научите повече за автоматичното попълване на Excel, можете да прочетете много пълното ръководство за сайта на Microsoft.
2) Лесно управление на данни с въртящата се таблица
Също така си струва да си спомним как се правят опорни таблици, които са абсолютно незаменими в Excel.
Таблицата на въртене е достъпна в менюто " Вмъкване ".
Ако щракнете върху иконата на въртящата се таблица, след като маркирате цяла таблица с данни (включително заглавките), инструментът анализира данните и ги отвежда в нов лист, където можете да манипулирате колоните по различни начини.
Възможно е да изберете колоните от данни, които ще бъдат анализирани, и да изберете как да ги манипулирате, например за усредняване.
Използването на въртяща се таблица спестява много време, така че можете да използвате функциите автоматично.
3) Сега да преминем към Microsoft Word, най-използваната програма в света за писане на документи.
Писането не е трудно, но форматирането на текста и изобразяването му по определен начин на листа може да ви подлуди.
Има две неща, които трябва да можете да правите с Word: управление на заглавки и оформление на страниците и форматиране на текст.
Заглавията са важни за това, че заглавията на абзаците да са еднакви в документа.
Проектирането на заглавия в Word е важно да не се налага да ги преработвате всеки път за всеки нов документ.
Заглавките могат да бъдат форматирани от менюто "Вмъкване", като изберете иконата "Заглавие".
С помощта на заглавки можете да редактирате всички страници на документ в един замах.
Тази помощна страница обяснява как да вмъкнете заглавки и долни колонтитули на документи.
4) Управление на оформлението на страниците
Друго нещо, което всеки човек, който работи с Word, трябва да знае, е как да настрои и визуализира формата на дадена страница в документ.
Някои от инструментите, свързани с оформлението на страницата, са в менюто „ Вмъкване “.
От тук можете да добавите „Номери на страници“, за да автоматизирате и управлявате номерирането на страниците.
В менюто " Оформление на страницата" има различни опции за форматиране, за автоматично управление на полетата.
Опциите за рамка на страницата, от друга страна, ви позволяват ръчно да промените полетата на документа наляво и надясно.
Що се отнася до Word, визирам два други ръководства на този блог относно основните понятия, които трябва да знаете и най-важните операции, които да можете да използвате:
- 5 полезни функции за използване на Word по професионален и бърз начин
- Ръководство за форматиране на текст на Word: стилове, раздели и абзаци
