Независимо кой компютър използвате за работа, Windows или Mac, шансовете да използвате Microsoft Word са много високи. Microsoft Word може да изглежда като обикновена програма на пръв поглед, но е с огромна сложност, като понякога се виждат десетки функции, много по-често скрити от търсене в различните менюта с опции.
Изключително скучните ръководства за Word обаче започват от основите, за да обяснят кои функции. те вероятно никога няма да бъдат използвани в живота.
За да се опитаме да бъдем максимално съществени, тук виждаме най -полезните специални функции на Microsoft Word, които си струва да знаете и винаги да използвате, както за тези, които работят само от време на време, така и за тези, които я използват всеки ден.
Това са функции, които не са скрити като тайни трикове, но които не са обяснени никъде, освен ако не са проучени в конкретни наръчници.
1) Маркирайте текста на колоната или квадратното поле
Ако трябва да направите промяна в лист, може би във форматирането или само в символа на колона от текст, например инициалите на всеки ред, трябва да изберете текста с мишката, докато държите клавиша Alt (клавиша Option за Mac),
Докато щракнете, плъзнете мишката, ние също ще можем да нарисуваме поле в документа, подчертавайки всички знаци в това поле.
По този начин, например, можете да оцветите текста в центъра на листа.
2) Автоматично попълнете празен документ със самостоятелно генериран текст
Ако просто трябва да добавите думи, за да попълните документ със случаен текст, в Word можете да го напишете там, където искате да започнете: = rand () .
Ако искате да напишете няколко абзаца от генериран текст, напишете = rand (2) или числото, което също искате = rand (10) за 10 параграфа.
3) Калкулатор в Word
Ако искате да извършите математическа операция в движение в Word, без да се налага да отваряте калкулатора, просто го добавете от менюто Файл -> Опции и от лентата за бърз достъп, отидете на всички команди и кликнете върху бутона Изчисли .
След като запазите, ще видите сив кръг в горната част на прозореца на Word.
Ако маркирате операция или уравнение в документа, щракнете върху този кръг, за да намерите резултата в долната част на прозореца.
Тази функция изглежда не е налична на Mac.
В Windows, ако искате нещо повече, можете да инсталирате приставката за математика, за да решите изчисления с графики на Word.
4) Маркирайте цяло изречение с едно щракване
Кликването и задържането за избор на текст никога не е най-добрият начин.
Много по-добре е да задържите клавиша CTRL и да кликнете върху дума, за да подчертаете фраза (на Mac, задръжте клавиша Command).
5) Вижте последните промени
Натиснете Shift-F5, за да превъртите през наскоро редактираните части на документа.
Ако отново отворите документа, той се деактивира
6) Напишете текст на произволни точки на листа
Можете да използвате Word като черна дъска за лесно вмъкване на текст навсякъде на страницата.
За да направите това, просто щракнете два пъти навсякъде на страницата, за да започнете да пишете.
Word автоматично вмъква връщания на карета (тези, които се правят с клавиша Enter ) и задръжки (тези, които се правят с клавиша TAB ) и полета за писане.
7) Автоматично актуализиране на дата и час
Понякога документ може да се използва многократно и бихте искали писмената дата и час да се променят автоматично при актуализиране.
За да позволите на Word да актуализира автоматично датата, отидете на раздела Вмъкване, щракнете върху бутона Дата и час .
От прозореца, който се показва, поставете отметка в квадратчето „Автоматично актуализиране“ в долния десен ъгъл.
Сега датата ще се актуализира автоматично всеки път, когато отворите (или отпечатате) документа.
8) Променете главни и малки букви по най-лесния начин
Можете лесно да направите всяко писмо или дума от всеки малък регистър с едно щракване, ако искате да конвертирате текста в малки букви, или НАДЪЛЖИТЕЛНО, маркирайте текста, отидете на раздела Начало, щракнете върху падащото меню " Aa “до менюто за шрифтове и размери.
На Mac тази опция е достъпна от менюто Формат -> Промяна на главни букви .
9) Показване на скрити знаци
Основата за форматиране в Word се състои от скрити символи.
Пространствата, връщането на каретата, прекъсванията на реда са за Word като нормални знаци, които очевидно не се виждат.
Най-добрият начин да видите какво се случва в документа и да разберете неговото форматиране е да направите видими всички невидими маркировки.
За целта натиснете клавишите Ctrl-Shift-8 (на Mac Command-8 ).
ЧЕТЕТЕ СЪЩО:
- Ръководство за стилове, раздели и параграфи в Word и подготовка на документа
- 10 трика за форматиране на текст с Microsoft Word
10) Замяна на невидими и специални знаци
Функцията „Замяна“ на Word, разположена в раздела Начало> Редактиране> Друго, се използва не само за намиране / замяна на думи, но и за специални символи и невидими и скрити знаци.
Например, можете да търсите / замените връщанията на карета, като въведете ^ p в полето за търсене / замяна.
Ако искате да замените всички двойни интервали между параграфите, за да ги замените с едно интервал, можете да поставите необходимо да въведете ^ p ^ p в Find и да поставите единично ^ p в " заменя с: ".
Някои други полезни кодове, които трябва да търсите, са интервали, направени с Tab ^ t, всяка цифра : ^ #, всяка буква : ^ $ всяко интервал : ^ w .
Специалните кодове на символите се виждат в падащото меню Special на същия екран.
11) Замяна на стилове и форматиране
Друго интересно нещо, което можете да направите с функцията Замяна е да промените форматирането от един символ на друг, без да е необходимо ръчно да избирате текст.
Например, ако искате да промените целия текст, написан в червено, на текст, написан в черно, кликнете в секцията „ Намерете какво: “, разширете менюто от формати, отидете на Font и изберете червения цвят.
Направете същото в „ Замени с: “ и изберете черно.
Това ви позволява да търсите / замените практически всеки атрибут за форматиране на текст, включително полета, шрифтове и разстояние между редовете.
12) Текстова статистика и контрол на четливостта
Word може да ви каже колко добър е текст, написан чрез специален индекс за четимост, наречен Gulpease.
На практика нивото на разбиране на текста от читателя може да се прецени автоматично.
Изберете Инструменти> Опции> Правопис и граматика и поставете отметка в полето Показване на статистически данни за четене
В този момент, след като щракнете върху OK, за да прекратите процеса, проверете правописа.
Панел с обобщение ще даде всички статистически данни и мярката за четимост.
ЧЕТЕТЕ СЪЩО: 4 операции, за да можете да направите, като работите с Word и Excel
